下面是小编为大家整理的文书档案归档文件规则，本文共9篇，供大家参考借鉴，希望可以帮助您。
篇1：文书档案归档文件规则
文书档案归档文件整理规则
文书档案归档文件整理规则
1. 《企业档案工作规范》对企业档案的信息化提出更高的要求
信息化是当今社会发展的方向和趋势，信息化程度已成为衡量一个企业现代化水平和综合实力的综合指标。同样，档案信息化也是档案工作发展的方向和趋势，档案信息化程度也应该成为衡量一个企业档案管理现代化水平的重要指标。因此，要提升企业档案管理水平，实现企业档案信息化是其必然的选择。从另一方面来说，企业开展档案信息化建设也要把提升档案管理现代化水平作为总目标之一。
企业档案信息化建设必须与企业信息化协调同步;企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。
国家档案局在发布《档案管理软件功能要求暂行规定》，结合这个规定，在选择档案信息化系统，一定要考证软件公司的资质、资金、技术力量、培训等方面的重要因素。因为档案工作是一项非常专业性的管理工作。档案系统没有经过多年的累积很难得到认可。有实力的档案软件公司也得到国家档案局的认可。
2. 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送文件。
文件系统的电子文件应该确保文件具备真实性、可靠性、完整性、可用性，系统应该具备可靠性、完整性、全面性、系统性。
电子文件分为逻辑归档、物理归档两种形式:
逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原有存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
在办公自动化系统办理完毕的一份文件向档案整理库发送的过程，也叫移交过程。
物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机和保存的载体上，向档案部门移交的过程。
电子档案存档的载体、份数:
推荐采用(优先顺序)载体:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘，不允许使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
必须是耐久性的`载体，一式3套，一套封存，一套查阅，一套异地保存。
电子化管理只是过程中的管理，电子文件一定与纸质文件双套制管理。有电子版文件必须有纸制文件。在这里重申一下，绝对的无纸时代并不存在，所有的纸质文件必须为原件。现在实行的电算化会计档案也是双轨制。
3.企业档案工作规范中，明确企业档案管理体制:要有分管档案工作的领导;要有负责档案工作的部门;要有做好档案工作的人员;档案管理形成网络;明确归档的形式。还要明确企业档案部门、企业部门工作管理职责。强调部门归档。
国家档案局就档案整理工作，推荐以“部门整理”为首选，理由是:形成文件材料的部门更了解文件内容和工作流程，更能准确的判断档案的价值，随时掌握文件材料的形成过程。
企业各部门是企业文件材料的形成部门，是企业档案信息资源的源头，企业各部门文件材料归档是否齐全、完整，整理是否科学，直接决定着企业档案工作的质量和利用服务水平。
企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和负责;企业各职能或承办部门及项目负责人应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责;专兼职档案人员(文书)应负责收集、整理应归档文件，对归档文件的整理质量负责。
文件管理职责应由企业内所有员工分担，推行企业各部门参与归档工作，首先是要建立能够适应企业管理需要的文件管理制度;其次是应明确参与文件形成于管理各类员工的权利和责任;第三是加强文件形成过程和归档前的管理，确保文件的安全，包括实体安全与信息安全。
4.公文、档案制度:
(1)公文、档案制度不配套。
(2)公文、档案制度相互抵触。
(3)公文、档案制度之间脱节。
(4)公文、档案制度的滞后。
以上几种只是普遍存在的问题，如何克服，以下几点建议可供大家参考:
(1)公文、档案制度，应当是互补，多做一些征求意见，工作不要脱节，熟知工作流程等。
(2)办公自动化、档案系统应该整体规划、宏观指导，不要各顾各的，要有沟通。达到数据的平稳过渡。
(3)本单位产生的办法、制度，涉及到公文、档案方面内容，应当参与会签工作，防止不规范用词，标准不一，归档不全。
大家可以在单位提一些建议，公文运转的好坏，直接影响档案的质量和齐全、完整。这两项工作，是相辅相成的。
5.文书档案实现以件为整理单位进行归档，目的是简化归档手续，深化检索，首先要实现档案信息化系统。
齐全、完整、准确、系统:
齐全:是指文件材料不同的版本、稿次的齐全。
多指办法、制度、可研报告等。
完整:是指反映同一问题或方面的文件材料的收集要全面。
合同:签合同之前，有审批单、流转单、会签单等形式的处理单，要与合同作为一体进行归档。
发文:对某单位的批复，请示文件一定附在批复之后;
依据来文形成上报公文，依据性文件一定附在上报文件之后。
准确:是指文件材料是实际的真实反映，图务相符，文电一
致。
修改通知单的修改内容是否反映在图中。
发文的正件与原件是否一致，会签意见是否被修订采纳。
系统:是指同类事物各个时期、各个阶段的文件材料按一定秩序和内在联系组合为一体。
表彰工作一般分为评选、推荐等过程。是同类事物不同
阶段组合在一起。
原件、复印件
原件:区别于复制件的原始文件。
红头、红章的公文称为原件。
亲笔签字，又盖章的称为原件。
复印件:与原件内容相同的复制件。
经过复印后，与原件一模一样，叫复印件。
6.归档工作:企业文件材料的归档工作是企业档案工作的基础，贯彻于文件材料的形成、积累、整理、交接过程。
归档，办理完毕具有保存价值的文件经系统整理交档案部门保存的过程。
符合归档三个条件:一是办理完毕;二是保存价值;三是系统整理。
办理完毕:是指文件相应的文书处理的程序已经完成，不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。
例如:(1)发文:经过起草、核稿、签发等环节，发出后，这份文件就称为“办理完毕”。可以归档。
(2)收文:不论是批复文件，还是通知，在收到以后，在文书处理上就称为“办理完毕”。收文要选择性的归档。
价值
归档主体，以本企业产生的有价值文件材料为主体。
防止:有档不归，有文必归。
收文的归档，要有选择性和针对性。选择针对本企业的批复或者本企业正在执行的有价值的文件。防止所有收文都归档这种情况。
请示性文件，没有接到批复文件，请示性文件不归档是
错误的;甚至有的单位把请示文件处理了，更是错误的。
7.分类
分类:执行能源办[1991]231号《电力工业企业档案分类规则0-5大类》
分类:分到一级或者二级类目
分类方案:年度-问题(分类)-保管期限-件号
方案一:-0(党群)-永久-1
2006-0(党群)-长期-1
2006-0(党群)-短期-1
方案二:2006-0(党群)-永久-1
2006-1(行政)-永久-50
依次类推
集团公司要求所属企业，文书档案仍执行电力工业企业分类表0-5大类。
以下错误的归档方式，请现行修改:
个别单位，发文按照大流水分保管期限装盒归档;收文按照大流水装盒归档;这种情况是不符合国家档案局的要求。
8.归档时间、装订、档案盒脊背填写要求、各式检索目录
归档时间:文书档案归档在第二年6月底以前完成上一年度的归档工作。
装订:建议不装订。作为永久、长期保存的档案必须拆
掉不符合要求的金属钉、塑料装具等;短期可以
不拆除金属钉，塑料装具等必须拆除。
档案盒脊背填写要求:(1)用档案盒同色纸打印出来条目，粘贴档案脊背上;
(2)用盖章、手填方式(首选)。
不允许在脊背上粘贴“白条”。
检索目录:必须具备符合要求的各式检索目录:文号检
索目录、分类检索目录、专题检索目录等。
档案系统应具备输出各式检索目录的功能。
检索工具装订方式:按照分类或者年度装订成册的。
顺序为:“归档文件目录”封面+“归档文件目录”+“备考表”
9.“件”
正本、定稿为1件(红头、红章为正本，起草的文稿为定稿);
正文、附件为1件(正文所依附的附件，附件是正文的补充);
原件、复制件为1件(被转发文:红头、红章原件;经过复
印的复制件);
转发文、被转发文各为1件;
请示、批复各为1件(建议做2件，尤其上级单位的批复);
报表、名册、图册等各为1件;
会议文件，如果有领导讲话，最好也单独为1件。责任者
登录领导全名，不得使用X总等称谓。
排序:(1)以转发文件为例
正文(红头红章)-被转发文件的复印件-定稿(起草的文稿)-转发文件的原件(红头红章)。
被转发文件原件依附有文电处理单或者收文处理单，“处理单”要附在“被转发文件原件”的前面，“归档章”盖在“处理单”上。
(2)同一事由的排序，可以按照时间、文号等形式排序。相对集中。
10.“归档章”
归档章的大小，严格按照标准，不要任意添加内容。
归档章，盖在每1件归档文件的首页、上方、居中、空白的位置上。
归档章包括“六”项内容，只须填写其中“四”项。全宗号、馆编件号不用填写。
全宗号、馆编件号:不填。档案馆接收党政机关、行政事业单位的档案，档案馆(局)给予被移交档案单位的代号。企业不向档案馆移交，这两项为空。
年度:必填项目，阿拉伯数字，4位。不允许只填后两
位。例如:06。
室编件号:必填项目，填写文件排列的顺序号。
问题:必填项目。直接填写分类号。
保管期限:必填项目，建议使用汉字全称。可以用简称(汉字)永、长、短;可以用代码。
注意:(1)填写“档号章”必须使用符合档案要求的书写材料，不能使用铅笔等。
(2)电力企业都是按照分类表进行归档，在制作档号章、档案盒时，机构这个两个词不用印制，直接省略。
11.编目
编目包括“归档文件目录”封面;“归档文件目录”;“备考表”
“归档文件目录”应注意的问题:
件号:是文件的排列顺序号，件号是指固定归档文件的排列
先后顺序的重要标识。一定要准确。件号与实物一定
相符。
责任者:必须与印章同样，不得使用简称，不能使用本公司、本单位等字样。个人必须使用全名，不得写X总。
文号:照实抄录，文件代字、年度、顺序号都不能省略。字、
虚号，可不用抄写。
公文也有要求，在编制文件代字时，不允许有字、虚
号“0”等字样。
题名:照原文抄写，不能简写、缩写。如果没有标题或者需要补充标题内容，加注“[]”，自拟标题。登录会议纪要等要自拟标题。
日期:月、日是1位数字，在前面加“0”。标准为0101或者20071203。中间不用加“.”、“_”等字符。
页数:是每件文件的页数。
备注:可以对这件文件加以特殊标注。例如:此份文件带有“密级”，在备注一栏标注“秘密”等字样。
“备考表” 应注意的问题:
盒内文件情况说明:(1)文件收集齐全完整程度。例如:依据来文，形成上报的公文，依据文件是否归档;批复公文，请示文件是否附在批复后面?
(2)文件本身的状况:字迹模糊、缺损，复印、传真件等情况;
(3)整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况;
(4)声像材料的说明。
整理人:负责该盒归档文件的人员姓名，明确责任，亲笔签
字，不允许使用手戳或者系统产生的签名。
检查人:负责检查归档该盒文件整理质量的人员姓名，亲
笔签字，不允许使用手戳或者系统产生的签名。
整理人、检查人:一是档案人员或者档案负责人;二是档案负责人或者负责档案部门的负责人。
目录的排序:“归档文件目录”要放在这盒归档文件的首页;“备考表”放在这盒归档文件的最后。
篇2：归档文件规则
7.1 归档电子文件组件(件的组织)、分类、排列、编号、编目，应符合本《规则》“5 一般要求”的规定。
7.2 归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等标准执行。
7.3 归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》(20)、GB/T 18894等标准的应用系统。
篇3：归档文件规则
The arrangement rule of archival documents
-10-25 发布 -06-01 实施
国 家 档 案 局 发 布
1 范围
本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定的，从其规定。
2 规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
GB/T 18894 电子文件归档与管理规范
DA/T 1- 档案工作基本术语
DA/T 13-1994 档号编制规则
DA/T 25-2000 档案修裱技术规范
DA/T 38- 电子文件归档光盘技术要求和应用规范
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
3.1
归档文件 archival document(s)
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
3.2
整理 arrangement
将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等(纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架;电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等)，使之有序化的过程。
3.3
件 item
篇4：归档文件规则
3.4
档号 archival code
在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
4 整理原则
4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
4.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。
4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
4.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
5 一般要求
5.1 组件(件的组织)
5.1.1 件的构成
归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件;文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;中文本与外文本为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件;来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
5.1.2 件内文件排序
归档文件排序时，正文在前，附件在后;正本在前，定稿在后;转发文在前，被转发文在后;原件在前，复制件在后;不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后;中文本在前，外文本在后;来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后;正本在前，发文稿纸和定稿在后。
5.2 分类
5.2.1 立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的`一致性和稳定性。
5.2.2 归档文件一般采用年度—机构(问题)—保管期限、年度—保管期限—机构(问题)等方法进行三级分类。
a)按年度分类
将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。
b)按机构(问题)分类
将文件按其形成或承办机构(问题)分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。
c)按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3 规模较小或公文办理程序不适于按机构(问题)分类的立档单位，可以采取年度—保管期限等方法进行两级分类。
5.3 排列
5.3.1 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。
5.3.2 同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。
5.3.3 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4 编号
5.4.1 归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。
5.4.2 档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构(问题)代码-件号。
上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。如“Z109-WS·-Y-BGS-0001”。
5.4.3 档号按照以下要求编制：
a)全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T 13-1994编制。
b)档案门类代码·年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“”。
c)保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。
d)机构(问题)代码：机构(问题)代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构(问题)分类的，应省略机构(问题)代码。
e)件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。
5.4.4 归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。
5.4.5 归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构(问题)可以作为选择项(见附录A 图A1)。归档章中全宗号、年度、保管期限、件号、机构(问题)按照5.4.3编制，页数用阿拉伯数字标识(见附录A 图A2)。为便于识记，归档章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”简称标识，机构(问题)也可以用“办公室”等规范化简称标识(见附录A 图A3)。
5.5 编目
5.5.1 归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。
5.5.2 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。
a)序号：填写归档文件顺序号。
b)档号：档号按照5.4.2-5.4.3编制。
c)文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。
d)责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
e)题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。
f)日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如0909。
g) 密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。
h)页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。
i)备注：注释文件需说明的情况。
5.5.3 归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置(见附录B 图B1)。
5.5.4 归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面(见附录B 图B2)。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)，其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。
6 纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架
6.1 修整
6.1.1 归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。
6.1.2 归档文件已破损的，应按照DA/T 25-2000予以修复;字迹模糊或易退变的，应予复制。
6.1.3 归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。
6.1.4 对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。
6.2 装订
6.2.1 归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。
6.2.2 应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。
6.2.3 用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。
6.2.4 永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订(见附录C 图C1、图C2)或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。
6.2.5 永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。
6.2.6 定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照6.2.4-6.2.5执行。定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式可以按照6.2.4执行，也可以使用不锈钢夹或封套装订。
6.3 编页
6.3.1 纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。
6.3.2 页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
6.3.3 文件材料已印制成册并编有页码的;拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。6.4 装盒
将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构(问题)、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。
6.4.1 档案盒
6.4.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm等(见附录D 图D1)。
6.4.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见附录D 图D2、图D3)。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格;盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。
6.4.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。
6.4.2 备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期(见附录E)。
a)盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
b)整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。
c)整理日期：归档文件整理完成日期。
d)检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。
e)检查日期：归档文件检查完毕的日期。
6.5 排架
6.5.1 归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。
6.5.2 归档文件按年度—机构(问题)—保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构(问题)序列依次上架，便于实体管理。
6.5.3 归档文件按年度—保管期限—机构(问题)分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。
篇5：文书档案立卷归档制度
文书档案立卷归档制度
(一)总则
第一条 根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。
第二条 归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
(二)文件材料的收集管理
第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。
第七条 各部门专(兼)职文书的职责：
1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
(三)归档范围〖ht〗
第八条 重要的.会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。
第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。
第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条 信访工作材料。
第壹拾伍条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第壹拾陆条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
(四)平时归卷
第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。
第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。 (1)(2)
第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。
第二十二条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。
(五)立卷(案卷质量要求)〖ht〗
第二十三条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十六条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷;绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
第二十七条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文的，放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条 卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。
第三十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十二条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第三十三条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：
案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第三十四条 案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
第三十五条 本制度自印发之日起实施。
『 1 』『 2 』
篇6：文书档案归档培训课件
一、什么是文件材料的归档整理
是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法
（一）收集
收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确
（二）确定“件”
归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：
1、文件正本与定稿为一件；
2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；
3、正文与附件为一件。附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；
5、转发文与被转发文为一件；
6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；
7、成套的会议材料分别为件；
8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；
9、正文与文件处理单（办文单）为一件；
10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；
11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；
12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件 。如先进审批表、工资审批表、统计年报等；
13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；
（三）件的装订
件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
1、件的修整：
（1）对破损文件进行修裱；
（2）对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；
（3）去除文件上易腐蚀的金属物；对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等，金属物已严密封装在其中，且拆钉会损坏原貌，不须拆钉重装。
（4）对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数。
（5）小于16开的纸张应用A4纸贴衬。
2、装订：
我区一般采用不锈钢钉在文件的左侧装订。较厚的仍用三孔一线进行装订。文件整理时必须左侧和下边齐；不锈钢钉不宜钉得过多，一般为上下两个。（不锈钢钉应采用档案行政管理部门监制的。）
3、件内的排序：
（1）正本在前，定稿在后；
（2）正文在前，附件在后；
（3）原件在前，复制件在后；
（4）转发文前，被转发文在后；
（5）计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；
（6）文件处理单（办文单）归档的应放在最前面。
（四）件的分类
分类是归档文件整理工作的基本步骤。是将归档文件按来源、时间、内容等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。
1、按年度分类：
（1）一般文件归入文件签发年度。如计划、总结和奖惩材料等内容涉及不同年度的文件均归入文件的签发年度。
（2）跨年度办结的文件归入办结年度。如处理案件、同一问题的来文和复文等；
（3）跨年度的会议或活动材料统一放在闭幕年度归档
（4）几份文件作为一件时，归入排在最前面文件的签发年度。
2、按保管期限分类：
文书档案分为永久和定期两种保管期限，定期又分为30年和。
（五）“件”的排列
排列是将每份归档文件先后排列有序化的过程。即在同一保期限内按事由结合时间对归档文件进行排列。
事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较为紧密的工作过程。一般一份文件就是一个事由。
“年度―保管期限”分类方法对归档文件进行排列就是在同一保管期限内一般按具体事由结合文件形成的时间顺序进行排列。
（六）编制归档号
归档号是将归档文件排列顺序加以固定的一组标识符号。在每份归档文件上的体现就是加盖归档章。
全 宗 号
年 度
室编件号
机构或问题
保管期限
馆编件号
1、盖章要求：
（1）归档章一般采用红色印泥，盖在归档文件首页上端的空白处。一个单位归档章加盖的位置应统一；
（2）归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容；
（3）若归档文件前有文件处理单（办文单），归档章可加盖在文件处理单（办文单）上。
2、归档章具体栏目的填写：
（1）全宗号：是档案馆给各个进馆单位编制的代号。
（2）年度：填写文件归档年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“”，不必加“年”。
（3）保管期限：填写归档文件保管期限的简称，即：永久、30年、10年，不可用“1、2、3”等代码表示。
（4）件号：填写归档文件的排列顺序号。包括室编件号和馆编件号。在档案室只要求大家编制室编件号，馆编件号暂空不填。同一年度同一机构（问题）同一保管期限从“1”开始编。实行文档一体化管理模式时，件号系统会自动给定。
（5）机构或问题栏：采用年度－保管期限分类的单位此栏不必填写。采用年度－机构（问题）－保管期限分类的单位此栏必须填写，只能写中文，不能写代号。
篇7：学校文书档案立卷归档办法全文
第一章 总则
第一条根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局关于《档案工作业务建设》、《文书档案案卷质量标准》等有关规定结合学校实际情况，特制定本办法，
第二条档案是党和国家的宝贵财富，是维护学校历史的真实面貌、提高学校工作效率、工作质量必不可少的条件。为了有效地保护和利用档案，必须认真地做好档案的收集、整理和管理工作，使应归档的文件材料达到齐全、完整。
第三条文书的立卷、归档工作是文书处理部门工作的组成部分，是学校档案工作的基础和来源。学校各部门应把文件材料的形成、积累和归档工作列入本部门的岗位责任制，纳入管理人员的职责范围。
第四条学校档案室，对本校各文书处理部门的各种文件材料的收集、整理立卷归档工作进行监督和指导;各部门要定期向校档案室归档，由校档案室统一集中管理;任何科室和个人不得长期保留应归档的文件材料，更不能据为己有。
第二章 归档范围
第五条学校各部门，凡是在工作活动中形成的，办理完毕的各种门类和载体的、具有查考价值的文件材料(收文、发文、内部材料)、电报、电话记录、会议记录、值班记录、来访记录、统计材料、出版物和原稿、主要领导人的工作笔记和照片、影片、录音带、录像带等均属归档范围。重点：1.本校或本部门自己形成的文件材料。2.上级机关、下级机关及其他机关针对本校主管业务有密切联系的文件材料。
第三章 立卷单位及任务
第六条 学校各部、室、科、工会、团委等均属立卷单位。
第七条立卷单位应本着归档文件材料齐全、完整、系统、科学的原则，将本部门承办完的文件材料统一分类，完成组卷、编写张号、案卷目录、装订等工作，统一向档案科归档。
第四章 立卷的原则、方法、要求
第八条遵循文件材料的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系、正确区分不同价值，便于保管和利用。
第九条立卷方法、按照本单位(部门)的职责范围编制的案卷目录，应以问题为主，兼顾作者、名称、时间等特征，联系要紧密，组合要适当，问题要单一。类型要鲜明，年度不混，保管期限要准确，便于查找利用。
第十条 组卷按其特征逐项分开
1.按年度分，将文件按其形成或针对的年度分开。在分年度时，应注意：①连续若干年的长期规划、计划、统计、报表，放在形成年度;②连续若干年的.总结，放在所针对的最后一年;③紧密连在一起的上一年度总结和下一年度计划，放在形成年度或总结、计划针对年度各放一份;④跨年度的案件材料，信访材料，放在结案年度;⑤请示与批复不属同一年度的分别放在各自形成的年度，并在各自所在的案卷内目中相互注明;⑥跨年的一个问题的来往文书，可参照请示与批复的办法做，
2.按级别分。将文件按其作者与学校之间的隶属关系，分成上级、本级、同级、下级，然后将其中与本校有关的文件放在一起。
3.按机构分，将文件按其产生或承办单位分开。
4.按问题分，将文件按其所反映的问题分开，一个涉及若干问题的文件，在分类时，一是按文件能反映的主要问题分，二是有重要问题的，又有重份文件可在所涉及问题内各放一份。
5.按期限分，将文件按不同的保管期限分开。
对于不能和文件放在一起的录音带、录像带等，要统一整理，分别存放，并注明存放地点。
6.在合卷时应注意：①一般按单一问题组合，同一问题的请示与批复、转发件与原件应组合在一起。②会议文件，根据文件的多少，可以一会一卷，或数会一卷，文件多时也可一会数卷。③统计、报表、名册等一般同一种格式、名称或同一地区的组合一卷或数卷。当文件特别少时可几种格式或几个地区的组成一组。④工作计划、总结等文件，一般可按作者或名称组合在一起。⑤案件材料，可一案一卷或数卷，总之要以问题为主，兼顾作者、名称、地区等特征来组卷。
7.卷内文件的排列，在正常情况下，批复在前，请示在后;正件在前，原件在后;案件材料结论性材料在前，依据性材料在后;其他文件按重要程度或形成时间先后排列。
第十一条各文书处理部门，应根据本单位(部门)编制的案卷类目，做好平时的立卷工作。
第五章 填写卷内目录、编页号、备考表
第十二条按卷内目录要点，逐项逐件填写，做到不漏、不重复，书写力求工整，统一用兰黑红岩墨水或碳素墨汁填写，禁用圆珠笔、彩色笔、红墨水等易褪色工具填写。卷内文件凡有文字和图表的画面，应一面编写一个页号，空白面不编号，页号的位置在文件的左上角。
起止页号，除最后一份文件需填写起止页号外，其余的文件只填写首页号。
第十三条卷内文件有缺损、修改、移出、销毁等情况，由立卷人填入备考表，同时立卷人要签名和填写立卷时间。
第十四条立卷人应按六个特征拟写案卷标题，案卷标题一般由作者、问题、名称组成。标题必须简练、概括、准确、便于提供利用。
第六章 卷面的书写和案卷的装订
第十五条封面上的所有项目，必须认真填写，书写要工整，统一用毛笔、墨汁书写，标题文字排列要规范化。
第十六条装订案卷时，首先去掉文件材料上的金属物，对破损的文件要进行修补、裱糊，纸张大小不统一的，应按标准公文(16开页)加宽、加长，对于易褪化的永久保管文件要复制，装订时做到不漏装张页，不订在文字上，总之要使案卷结实、整齐、美观。
第十七条经过装订、分类、排列、编号(用铅笔编临时顺序号)的案卷、顺序、填写移交清单一式两份。一份留本单位使用，一份随档案交档案室，交接双方履行手续。
第十八条立卷单位向校档案室移交档案的时间是第二年五月底以前(教学档案可按教学年度)，无特殊情况一般不能延期。
篇8：电子文件归档与电子档案管理办法
电子文件基本特征
第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器(包括内存储器和各种外存储器)中，并可通过通信网络进行传输。
第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。
从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。
电子文件归档与电子档案管理办法
1.总 则
1.1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。
1.2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。
1.3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。
1.4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。
1.5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
1.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
1.7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
2.电子文件的收集与积累
2.1 收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。
2.2 收集积累要求
2.2.1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
2.2.2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
2.2.3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
2.2.4 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
2.2.5 用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
2.2.6 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
2.2.7 用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。
2.2.8 用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
2.2.9 由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。
2.2.10 通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。
2.2.11 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
2.3 收集、积累方法
2.3.1 及时按照要求制作电子文件备份。
2.3.2 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
2.3.3 电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。
2.3.4 电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
2.3.5 电子文件性质代码：R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件;N—无纸电子文件;T—文本文件;I一图象文件;G—图形文件;V一影像文件;A—声音文件;M—多媒体文件;P—计算机程序;D—数据文件。
3.电子文件的整理
3.1 电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。
3.2 电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。
3.3 归档电子文件应填写登记表。
4.电子文件的归档。应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。
4.1 归档范围电子文件的归档范围的划分，可参照国家关于文件的现行有关规定执行。
4.2 归档时间逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。
4.3 检测在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。
4.4 归档前的鉴定电子文件的归档鉴定工作，参照国家关于文件的现行有关规定执主，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标只。
4.4.1 有效性和完整性鉴定。归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文牛的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
4.4.2 保管期限的划分。电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件的现行有关规定执行。
4.5 归档要求
4.5.1 把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作，
4.5.2 本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文牛长期保存的载体。
4.5.3 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境
4.5.4 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。
4.5.5 需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。
4.5.6 原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。
4.5.7 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。
5.电子档案的移交与保管。电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。
5.1 检验
5.1.1 档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20%合格率应达到100%。
5.1.2 检验项目。
5.1.2.1 载体有划痕，是否清洁。
5.1.2.2 有无病毒。
5.1.2.3 核实电子档案的完整性和有效性审核手续。
5.1.2.4 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。
5.1.3 将检验结果填人电子档案人库登记表。检验有合的，应退回形成单位，重新制作。
5.2 移交手续验收合格后，档案保管部门在电子档案人库登记表上签字盖章。一式2份，一份交电子文件形成单位一份自存。
5.3 保管要求电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。
5.3.1 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。
5.3.2 环境温度选定范围: 14℃— 24℃;相对湿度选定范围：45%—60%。
5.3.3 存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。
5.3.4 电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。
5.4 存效性保证
5.4.1 每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。
5.4.2 每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施。
5.4.3 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。
5.4.4 磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
5.4.5 定期检验结果应填人电子档案管理登记表。
5.5 利用
5.5.1 电子档案的封存载体不得外借。
5.5.2 利用时使用拷贝件。
5.5.3 利用时要遵守保密规定。
5.5.4 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。
5.5.5 具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。
5.6 电子档案的销毁鉴定。
5.6.1 电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行。
5.6.2 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。
5.6.3 非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。
5.7 统计档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管，利用等情况进行统计。
篇9：《归档文件规则》的实践与思考
《归档文件整理规则》的实践与思考
【内容提要】文章认为实施《归档文件整理规则》后，简化了整理方法，减轻了档案员的工作量，有利于档案鉴定工作的开展。但这一方法也在一定整度上影响了档案的整理联系，配套文件不够也影响了这一规则的推行。【摘 要 题】立卷与归档
【关 键 词】《归档文件整理规则》/实践/利弊……
【 从2001年1月1日起实施《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）以来，崇州市档案局经过对《规则》的学习、宣传和对档案员的岗位培训，全市各机关、事业单位、乡镇全面开始实施。从各单位立卷归档工作的情况来看，《规则》的实施已经在以下几个方面产生了较好的效果。
一、档案工作量减轻了，提高了工作效率。传统的文书立卷工作是一项繁琐、艰巨的劳动，划分类别、划分保管期限、组卷、抄写卷内目录、填写备考表、装订、拟写案卷标题、写封面、再编制案卷目录，程序多，难度高，即使是从事档案工作多年的档案员也感到吃力。尤其是在一些案卷数量较多的单位，一些兼职档案员要半年甚至更多的时间才能完成立卷任务。《规则》以“件”为单位整理，使档案员从繁重的手工劳动中解脱出来，节省了大量的物力、人力。尤其是采用计算机管理档案后，所有的文件都输入电脑，按照分类大纲编制程序，省去了拟写案卷标题、写封面、抄写卷内目录和案卷目录等一系列工作，极大地提高了工作效率。
二、《规则》易学、易懂、易教，有利于档案员掌握。由于基层的档案员调动频繁，专业技能参差不齐，而传统的立卷方法不仅要求具备档案专业理论知识，还要熟悉立卷工作的规范、要求，同时还要求具备一定的综合分析能力，所以往往造成各单位的档案质量提不高，而档案行政部门疲于对档案员进行培训、指导的恶性循环局面。《规则》简化了文件整理程序，工作难度相应降低，业务指导人员好讲解，档案员也容易理解和掌握，便于档案工作的顺利开展。
三、《规则》有利于档案的整理、保护和利用。由于整理方法简化了，工作量减轻，档案员有了更多的精力来从事档案的编研和利用工作，较好地协调了档案的整理、保护和利用的关系。传统的立卷方法中，档案的案卷由多份文件构成，装订成一卷，而利用者通常只需查阅其中的一份文件，在查阅时就会看到其它无关的文件，不利于档案的保密。由于基层单位工作人员档案意识普遍不高，在利用档案时往往把案卷拆了，用完后再装订。反反复复的.拆卷装订给档案带来了很大的人为损害。同时档案的整卷调出也会导致没有用到的文件无端损耗，缩短自然寿命。实行按件管理后，档案利用者需要哪份调哪份，既方便又安全保密，也减轻了档案员调档的工作量。即使是完成归档后发现了零散文件，也无需拆卷、再装订，只需插入相关类别的卷盒中，在备考表或备栏中说明即可，方便灵活。
四、《规则》实施后有利于档案馆（室）开展鉴定工作和优化馆（室）藏档案。由传统立卷方法组的卷内容杂、卷厚，并且装订、编目固定，使档案馆（室）不敢轻易开展鉴定工作，逐渐形成了档案馆（室）藏档案价值降低、利用效果差的局面。根据《规则》，档案的鉴定工作不再以卷为单位，也不需要重新整理，不再担心换卷皮，重拟新写案卷标题、重新编页号和案卷号等一系列问题，极大地减少了鉴定工作的难度和工作量。由于在确定归档范围和保管期限时，尽量照顾各单位自身形成原则和业务主管原则，使档案室归档范围相对缩小，档案馆以后接收档案最大限度地避免了重复件。
五、《规则》较好地解决了计算机管理和手工管理并存的关系问题。随着办公自动化的发展，计算机管理档案已逐渐普及，实行文件级管理，更加便于档案管理系统的优化。但是在县、乡一级的基层单位，由于管理和经费等原因，没有配备计算机，更不用说档案管理软件了。但其形成档案数量少，内容较单一，也可根据《规则》进行手工管理。但是，在《规则》的实施过程中，我们也发现一些问题。
1、由于《规则》取消了传统的立卷模式和立卷方法，长期以来我们在工作中所执行的《机关档案工作业务建设规范》、《机关文件材料归档与不归档范围》、《文书档案保管期限表》、《文书档案案卷格式标准》、《档号编制规则》等规范已经部分失去价值，而新的相应的规范还没有出台，基层档案工作者有时有种摸着石头过河的感觉。
2、《规则》实行文件级管理，文件改用盒装，使文件容易被撕破、丢失。在实际工作中，遇到如婚姻档案、调资，人员调动、毕业生分配、征用土地等内容相近但数量较多的情况时，以一事作为一件就不便于管理和利用。实践中，我们把几个人或几件同类的事由作为一件来处理。
3、《规则》规定档案盒可以竖放也可以平放。工作中，如果是平放则不利于放在底层的档案的调用。如果是竖放，有的盒内文件不是装得太满，就会产生盒内文件左重右轻或头重脚轻等现象，时间久了文件就会变形。
4、以件为单位管理，随办随归，从一定程度上会破坏文件之间的有机联系，因同一事由形成的不同文件，由于由不同的部门处理，根据不同的来源和价值、时间的先后存放于不同的盒内，割断了文件之间的互相联系，看不出事件的产生发展过程，从而在一定程度上影响了档案的利用，并且在提供利用时，同一事由的文件材料分别从不同的卷盒内提出，很不方便。这种现象在实现了文档一体化管理、随办随归的单位比较突出。
5、《规则》的实施，也会给档案馆的接收工作和统计工作产生影响。依据《档案法》，各单位形成的永久、长期档案在保存十年后要移交进档案馆。由于是以件为单位逆行管理，档案馆在接收档案时，不得不一盒一盒地打开，对照归档文件目录，逐件检查是否加盖归档章、归档章填写是否正确、盒内件数与顺序号与盒外标注是否一致等，这将大大增加档案的工作量，这个问题将在《规则》实施十年后很尖锐地摆在我们的面前，
此外，在进行档案数量的统计时，传统立卷方法一般是以卷为单位，现在是以“件”为单位呢？还是以“盒”为单位？如果计算库存总量，又以什么为计量单位？今年的达标升级在统计档案数量时马上就要面临这个问题。
当然，尽管我们在《规则》的实施中遇到一些暂时的问题和疑惑，但是还是感觉到它能够解决我们在档案馆（室）工作中的许多现实问题，作用是相当明显的。我们认为，《规则》的实施不仅仅是改变了我们的立卷方法，而且将会改变我们在档案工作的某些习惯性思维。
《规则》实施后，立卷工作简化了，我们的业务指导工作也要相应地改变。从前，业务指导人员终年穿梭子各基层档案室，忙于指导如何分类、组卷，如何编目，指导方式原始，内容单一，效果也不明显。今后，档案工作的业务指导应该站在更高的起点上，可以侧重于档案工作的执法检查、档案的价值鉴定、参考资料的编写和现代化管理。这就对档案业务指导人员提出了更高的要求，只有努力提高自己的综合素质，掌握最新的档案学理论和现代化管理知识，才能够适应新形势下档案工作的需要。
《规则》实施后，也会使沿袭多年的机关档案工作重心发生变化。从前，机关档案工作侧重于年复一年地组卷，仅仅编写一些简单的检索工具和参考资
料。现在档案人员可以节省出大量的精力，尤其是对档案实现现代化管里，提高了工作效率之后，档案员可以加强档案的鉴定和编研工作，在机关的全面工作中发挥更大的作用。
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