这次小编在这里给大家整理了新成立大型企业的档案管理体系构建，本文共2篇，供大家阅读参考。
篇1：新成立大型企业的档案管理体系构建
新成立大型企业的档案管理体系构建
摘 要：档案是一个企业的历史记载, 企业自筹备组建之际就产生了大量宝贵的历史文件, 每一个企业都离不开档案。本文研究新成立的大型企业如何做好档案管理工作, 为新企业档案管理从无到有的建设过程提供些许思路。
关键词：大型企业; 档案管理; 建设路径;
一、第一阶段的基础工作
(一) 建立企业档案归档管理制度
建立企业档案归档管理制度包括建立归档管理规定和各部门归档范围。归档管理制度可根据本单位的实际情况, 参照上级单位的制度制定;归档范围的制定需要对企业各部门的职责进行充分调研后制定。
新建大型企业的部门设置与部门实际到位情况并不完全一样, 一些部门的人员还未到岗, 还有一些部门正在成立的过程之中, 因此需加大与各部门人员的沟通交流, 开展好职能调研工作。完成调研后, 档案部门需开展各部门文件材料归档范围和档案保管期限表的制定工作。
(二) 加强档案管理人员培训
档案管理人员的培训对于新建大型企业非常重要。一方面, 新企业应重视对档案管理人员的教育培训, 积极报名参加上级单位组织的各层次、各领域档案培训活动, 创造机会增加档案工作人员与系统内其他平行单位档案人员之间的横向学习与交流。另一方面, 档案管理人员应积极参加各类工作培训, 认真分析本企业内部不同板块和不同部门档案的工作特点, 提升档案业务技能。
由于新企业成立初期, 人员紧张, 档案管理人员一般为兼职人员, 因此更加需要对其加强档案相关知识的深入培训, 进一步提高专业技能和素质。
(三) 结合公司实际建设档案室
新成立的企业可能由于办公场地楼层及承载能力的限制, 使得档案室的系统建造规划具有一定制约, 可以采用文件柜储藏方案替代密集柜方案。
为了对档案进行合理的保存, 企业需要根据实际需要对档案室配备必要的保护设备。如:遮光设备、温湿度计、空调机、去湿机、排风扇等。
除档案室外, 还应在其周围适当位置划分出档案整理室, 配置整理桌和暂存文件柜, 存放各部门提交待鉴定整理的档案, 保证档案入库前有地可存。
(四) 配备符合国家要求的档案装具
档案的收集、整理与保存, 离不开档案装具。档案案卷卷盒可以参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-等相关国家和行业要求加以印制;还可以直接联系本企业上级主管单位的档案部门, 结合本系统与本企业的实际情况, 印制符合国家要求的档案装具。
(五) 做好新建企业的第一次归档工作
企业自筹备组建至第一次归档之间, 在生产、经营、管理、基本建设和科学研究等各项活动中形成了大量具有保存价值的文件材料, 这些档案对于公司未来发展将产生历史性的'鉴证作用。为做好企业成立后的第一次档案归档工作, 确保筹备组建以来企业文件归档工作顺利完成, 需要将具体要求明确向各部门说明。
首先是归档范围。可以定为:各部门在日常工作中形成的自筹备组建阶段以来的具有查考利用价值的文件材料;公司和各部门在业务活动中直接形成的具有保存价值的合同、协议、备忘录等管理类文件。
其次是归档要求。例如:归档文件材料必须是原件, 原件确为缺失, 需要在归档清单备注栏注明原因, 并由文件形成人签字;档案移交前可联系办公室档案人员进行初审, 初审通过后由部门兼职档案员在归档清单的移交人处签字、找部门负责人在归档清单上签字、加盖部门章。
最后是明确归档时间以及档案移交负责人员。
从各部门移交至档案管理部门的各类档案, 收集整理、科学分类量巨大, 新成立大型企业的人员需要在有经验的档案管理人员的带领下, 集中必要的人力完成后期的整理、鉴定与归档工作。
(六) 档案经费能够满足工作需要
企业应将档案经费列入企业预算管理, 使得档案日常工作经费能够满足工作需要, 档案重要专项工作有专项投入保障, 并将项目档案管理经费纳入项目预算科目。
二、第二阶段的强化工作
(一) 建设企业兼职档案员队伍
按照“统一领导、分级管理”的原则, 强化企业档案工作体系, 建设企业各部门兼职档案员队伍, 建立健全档案工作组织体系和工作网络。
(二) 做好各项档案管理工作
对于上级单位下达的各项档案管理工作, 如:国家档案局对各企业要求的档案统计年报工作、上级单位对本企业下达的各项调研调查工作、各项工作文件贯彻落实工作等, 每一项工作都需要新企业的档案部门联系本企业的工作实际, 并向所属单位相关部门进行工作的传达、布置、汇总后, 整合新企业的整体工作情况后上报至上级单位主管部门。
(三) 组织编写大事记编研工作
为确保公司自筹备组建以来的重点工作和重大活动得到如实、完整的记录存档, 充分发挥大事记在企业决策、历史记录和生产经营中的积极作用, 档案管理部门应适时启动新成立企业的大事记编研工作, 并于以后的每个年度编写上个年度的大事记。
大事记需文字简洁、内容完整、语风平实, 写明时间、地点、活动主体、事件、起因五要素;以年、月、日顺序编写, 一事一目, 实事求是, 客观反映事实及内容, 对于特别重大事项须点评意义, 一般不做主观评价。
(四) 加强档案安全工作
安全是档案工作的生命线, 确保档案安全是企业档案部门的重要职责。新建企业需不断强化档案安全管理, 建立健全档案安全工作制度机制, 确保档案安全万无一失。制定并完善档案工作有关火灾、爆炸等突发事件的应急处置预案, 把防火、防盗、防水、防爆、防泄密作为重中之重。
在做好档案库房建设、实体档案安全保障的同时, 还应充分利用最前沿的科技防护技术提高档案安全风险防范和保障能力;保证消防、监控设备齐备并能正常发挥作用;确保库房及其设备的建设、改造、维修、装修等管理规范严格;完善档案安全预案, 根据需要邀请消防有关方面的力量参与档案安全检查。
对重要档案开展异地异质备份。建立档案异地备份中心, 实现档案信息系统容灾备份。
(五) 统筹规划电子档案管理
新建大型企业的档案建设工作从零开始, 电子档案亦是从无到有。新企业可适时开展电子档案文件管理工作, 统筹规划档案信息系统等多方面工作, 确保归档电子文件的完整、准确和安全。同时, 加强档案信息系统和档案数字化加工场所的规范化管理。
三、深入开展档案管理工作
(一) 扩大验收管理的档案范围
新企业应根据企业实际情况, 适时加强科研开发、工程建设等项目档案验收管理工作, 开展投融资、兼并、重组、改制、上市、破产等资产和产权变动的档案验收管理工作。
(二) 提升档案业务专业化水平
新建大型企业快速发展, 所属单位数量不断增加, 应适时开展对标管理, 将未达标和未参加对标的所属单位作为对标工作的重点。通过对标, 找出问题, 提升水平, 加强项目资料归档管理与控制。根据对标管理的评价结果, 对档案工作成绩突出的所属单位和个人, 给予物质和精神奖励。
(三) 打造档案精品力作
新企业可利用上级单位开展的建设项目档案微视频、档案信息资源开发利用案例征集活动等为契机, 指导各所属单位对档案内容进行筛选、加工、提炼、编撰, 把档案转化为各种形式的文化产品, 推出一批有档案特色、有影响力的精品力作。
随着新企业海外机构的落地及运营, 档案管理部门应开展对境外企业 (机构) 档案工作的指导监督, 促进境外企业的档案管理工作。
(四) 开展档案课题研究及成果评比
新企业可通过参加各种档案课题研究和成果评比工作, 不断深化企业的档案管理工作。
例如:开展课题研究, 并力争入选上级单位科研项目、获奖及被推广;参加国家档案局的年度优秀科技成果奖励项目评比活动。
(五) 健全企业档案管理制度体系
新建企业可根据实际工作情况逐步制定和完善档案保管、查询、鉴定、销毁、统计、利用、应急预案、保密等各项管理制度, 以及文书、科研、基建、设备、会计、实物、声像、产品等业务档案管理规则。
篇2：新成立公司如何着手人力资源管理体系的建立
请看！松本电工是如何建立及搞好人力资源开发管理体系的！
松本电工创办于1992年，经过7年的奋力拼搏，开拓创新，现已成为一家专业从事建筑电器（开关、插座、调光器、调速器、节能灯）研究开发及生产销售的高素质厂商，有员工近千名，资本2亿元，厂房用地2万平方米，形成年产 2000万套电器配件的能力。并已开发生产出一批在市场上叫得响、过得硬，具有较强竞争力的产品，构筑了竞争新优势。我们凭借人才的优势、科学的管理、精湛的技术、先进的工艺、优良的品质和完善的服务，实现了超常规、跳跃式的发展，并迅速崛起于中国建筑电器行业之首。松本电工之所以能在激烈的市场竞争中赢得第一回合，完全是依靠党的改革开放政策，及时地抓住这一千载难逢的机遇，从而在变幻莫测的市场经济“海洋”中搏杀出一条适合本企业发展壮大的路子。那么，在进行二次创业的过程中，公司决策者果断地提出：“实施名牌战略”。在此，笔者认为最为关键的一招是人才必须先行一步，积极拓宽思路、开阔眼界，从整体性、全方位、多角度来考虑，将集中体现在总量上的开发、素质上的提高和配置上的合理三个方面。强调人力资源开发必须与企业发展需要相适应，统筹安排、超前考虑、精心谋划，在人力资源的总量、素质和结构上，要与企业发展的规模、速度相协调一致，实现人才增长与企业发展的同步进行。重点抓好预测与规划、培训与考评、甄选与使用、引进与挖掘、配置与调控、激励与保障这六个环节。现值得令人欣慰的是公司领导班子已从战略高度出发，决定成立“人力资源部”，提升人力资源在企业发展战略中的地位和作用。
人力资源将成为21世纪的第一大资源：经济优势取决于科技优势，科技优势又源于人才优势。人力资源的作用从来没有像今天这样突显出来，它作为企业发展的一项战略性资源在企业战略管理中占有十分重要的地位，引起国内越来越多企业家的高度重视与极大关注。正如诺贝尔经济学奖获得者舒尔茨，在对美国本世纪以来经济与工业的高速发展作评时，一针见血地指出：“在当代美国的经济发展中，人才资本已占据了显著的地位。例如本世纪以来，美国90%的产品更新，依靠的是人才的智力，而不是传统的劳力或资本。”因此，依靠开发人力资源以取得科技、经济竞争主动权，赢得发展新优势，已日益成为国际竞争的焦点。
为了更好适应市场经济的发展需要，赢得未来竞争优势，大力推进名牌战略，就势必要培养和造就一支懂得市场行情，熟知国际贸易的外向型经济管理人才队伍作为支撑点。唯有如此，才能保持企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。这些年来，公司虽然在人力资源开发方面作了许多努力和工作，但是力度仍不够，收益甚微。那么在推进名牌战略的今天，人力资源部应该有一个明确的定位，深知今后的发展目标、努力方向、工作重心和对策思路，着力把建章立制，激发人力资源活力作为人力资源部正式启动的突破口。
我认为应该按照“强化管理、理顺职能、规范业务、明确职责、协调有力、高效运作”的原则，加大工作力度，全面推进人力资源部各项工作逐步走上正轨，力争在不久的将来开创出一个崭新的局面。人力资源开发与管理工作必须紧扣公司的发展战略，为实现企业的持续、稳步增长服务，并根据现代人力资源开发管理的特点、要求，制订出与名牌战略相配的人力资源开发战略与长远规划，并予以有力地实施；与此同时要结合企业的实际情况，遵循市场竞争的规律，建立起符合国际化要求，具有竞争激励、公正规范和科学高效特点的松本电工人力资源开发管理体系。它包括：组织机构优化设计、人力资源流程再造、人才预测与人力资源战略规划、人才甄选技术设计程序、员工录用标准、职位规划与职务说明书、绩效考评实施方案、薪酬福利制度、奖惩规定、员工提案制度、干部任免管理条例、优秀拔尖人才管理实施办法、干部轮岗制度、内部人才市场制度、员工职业生涯设计和人力资源管理的业务标准及工作标准，着力于使人力资源管理从概略性、静态性、不完全可操作性和不完全可考核性向精密性、动态性、确定性、可操作性和可考核性阶段迈进，从而建立起定量与定性相结合的指标体系，弥补由于主观性、经验性可能带来的不足或误差，增强其客观性、合理性和科学性，使之我们建立的人力资源开发管理体系在全公司推进时更能得到执行者的认同，减少执行过程中的抵触与磨擦，以期收到较好的效果，为松本电工实施名牌战略发挥应有的作用。
人力资源开发管理体系由人力资源战略规划系统、招聘录用系统、绩效考评系统、薪酬福利系统、调配安置系统和培训开发系统组成，
一、建立起人力资源战略规划系统。
人力资源规划是对公司人力需求与供给做出分析、预测和评估，是公司发展战略规划体系中的重要组成部分，它着眼于为实现公司经营战略目标预先准备所需人才和提供强有力的人才作为保障，并为公司人力资源管理活动提供指导性的建议。它包括：①核查现有人力资源，关键在于弄清现有人力资源的数量、质量、结构及分布状况；②分析现有人才开发使用情况及存在的问题；③预测未来人力资源需求，确定人员需求量；④制定匹配政策，确保需求与供给的一致；⑤确定具体行动计划或对策措施；⑥搞好反馈调整。
二、建立人员招聘录用系统。
人员招聘录用是根据公司发展需要，通过工作分析（工作内容、职责、经验、教育程度和技能等），确定公司用人的数量、类别、工作条件、任职资格、拟定工作说明书、工作规范和用人程序，在人力资源规划指导下把优秀、合适的人才招纳进来，并使适用的人放在合适的岗位，是充分发挥人尽其才、才尽其用的基本策略，也是企业留住人才的关键一招。做好人员招聘工作是不容易的，涉及企业招聘政策的制度，招聘渠道的选择、求职申请表的设计以及招聘程序的规范。招聘录用系统包括：①人才甄选技术设计（情景模拟、心理性格、劳动技能、适应能力、综合素质和发展潜力测试）；②工作分析、职务设计和工作规范；③招聘录用程序；④人才测评程序。
三、建立开放式的绩效考评系统。
员工薪酬确定、晋升与降级、奖励惩处、资格的认定、能力的确认等都需要对员工有一个客观公正、科学合理的考核评价。绩效考评是企业人力资源开发管理工作中的难点和重点，必须认真对待、高度重视，制定一套符合松本实际、具有较强可操作性的绩效考评实施方案，并在公司内部大力推进实施。绩效考评是对其业绩、品德、才能、素质、潜力、长处、短处、个性、抱负等多个方面进行全面而客观的考察与测评，从而得出被考评者对某一既定职位的胜任能力如何以及是否需要训练的结论。绩效考评分为管理干部、工程技术人员、营销人员、生产管理人员、操作工等几类人员的评价标准和考评程序。绩效考评的目的：一是帮助员工认识自己的潜在能力，并在实际工作中充分发挥这种能力，以达到改进员工工作目的和促进员工的训练发展；二是可以作为工资、奖金、职务晋升、调动和辞退的重要依据；三是有利于改进松本电工人力资源管理工作。从定期的绩效考评中发现存在的问题，并及时吸取经验教训，以便今后改进提高。
四、建立全员培训开发系统。
实践证明：全员教育训练作为人力资源开发的主要手段，是开发人的潜能，提高人的综合能力和素质的有力保障。全员教育训练系统应考虑以下几个方面：①终身教育制度，创建学习型组织；②由单纯的技术培训发展为以知识培训、技能培训和态度培训三个方面为核心的全员教育培训体系；③建立由外部训练师资、内部专业培训机构和岗位培训相结合的培训队伍；④形成以在职培训、半脱产培训为主，多层次、多渠道、多形式的培训网络。其中案例分析、模拟训练、研讨班等情景培训方法在近年得到广泛应用，值得借鉴。企业教育培训方向是多样化，一般分为决策层、管理层、专业层和操作层、形成一个具有松本特色、全方位、立体式的训练网络体系，以适应和服务市场竞争的需要。全员教育训练系统应包括培训效果评价、跟踪反馈和修正提高。
五、建立调配安置管理系统。
调配安置管理是指将企业活动之必要的一个职务，分配给应当担任此职务的从业人员。如何合理、科学和有效地进行配置是松本电工未来发展面临的一个重大问题，不可掉以轻心。通过以配置管理所需的职务分析，心理素质、专业知识和综合能力的测评，能够较为准确掌握从业人员的能力、性格和特长，从而便于量才使用，减少人才的浪费，即实现合适的人在合适的岗位之目的。这里包括：专业人员轮岗制度、中层干部轮岗实施办法、干部晋升条例、职能资格制度、专门职务制度、内部人才市场暂行管理办法、员工职业生涯制度、离职面谈制度等内容。
六、建立富有竞争力和吸引力的薪酬福利系统。
建立健全一套完整的工资、奖励制度和福利待遇保障体系，是现代企业人力资源管理的一项基本而又紧迫的工作。因为公平、合理和规范的激励机制是吸引人才、留住人才，发挥广大员工工作主动性、积极性和创造性，为松本电工再创辉煌出谋划策或贡献才智的动力源泉。它包括：工资管理制度（工资额管理、工资形态管理和工资体系管理三大部分组成）；医疗保险制度；社会养老退休制度；及住房、子女教育、年休假、出国旅游、职工持股、年底分红等其它福利保障系统，真正建立起全新的“事业留人、感情留人、利益留人”机制。
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