下面就是小编给大家分享的县级财政电子档案管理与维护论文，本文共13篇，希望大家喜欢!
篇1：县级财政电子档案管理与维护论文
县级财政电子档案管理与维护论文
摘要：电子档案是一种具备保存、归档价值的电子文件，是纸质档案的升级处理。县级财政电子档案中记载着县级财政部门所收集的各类财政信息，是县级财政工作的重要依据，只有做好县级财政电子档案管理与维护工作，才能够保证县级财政工作的高效开展。本文先介绍了县级财政档案工作的特点，然后分析了应用县级财政电子档案的优势及其管理与维护问题，最后提出了加强县级财政电子档案管理与维护的措施，希望有助于促进我国县级财政电子档案管理与维护工作的进步。
关键词：县级财政电子档案；档案管理；档案维护
在信息时代下，各个领域的工作都较以往发生了巨大的变化，包括在档案工作中，现在都纷纷由原来的纸质档案而改为应用电子档案。同样，县级财政档案如今也已经转变为了电子档案，这极大地减小了档案工作难度，提高了档案工作水平，更节省了很多人工劳动力。但同时，也应当更加重视县级财政电子档案管理与维护工作，提高管理与维护效率，以切实保障县级财政电子档案信息的完整性与安全性。以下笔者就联系实际来谈谈县级财政电子档案管理与维护问题，仅供参考。
一、县级财政档案工作的特点
县级财政档案工作是县级财政部门的重要工作内容之一，其主要具有以下四项特点：（1）“真”：即在县级财政档案工作中，必须要切实保证所有县级财政档案资料的真实性，确保档案中记录的信息，都是真实客观的信息，换言之，就是要求在记录县级财政档案时必须要实事求是、存真求实，严禁捏造事实、弄虚作假；（2）“全”：即在县级财政档案工作中，必须要切实保证所有县级财政档案资料的完整性与全面性，确保完整地收集各类县级财政信息，并将之全部详细记录在案，并按照时间、部门、用途等进行有序排列，最大化地避免档案资料的缺漏和遗失，同时当有了新的资料时，还要及时进行跟进补充；（3）“活”：即在县级财政档案工作中，所采用的工作方式必须要灵活，充分运用动态化管理措施，一旦县级财政信息发生了变更，则要及时进行更新补充；（4）“密”：即在县级财政档案工作中，必须要切实保证所有县级财政档案资料的机密性与安全性，因为我国相关法律中明确规定了档案信息的机密性，任何人都不能随意泄漏县级财政档案中的内容，如果需要查阅，也应当先走完一系列严格的程序，才能够提取档案。
二、应用县级财政电子档案的优势
（一）工作高质高效
传统的县级财政档案多为纸质档案，这意味着所有档案工作都需要由人工来完成。但是，随着近年来我国县级城市经济的高速发展，县级财政档案的内容也变得越来越多，在此背景下，仅依靠传统的纸质档案已经无法满足县级财政档案工作需求。并且，人工管理方式本身就存在着效率低、失误率高等缺点，其的淘汰乃是必然趋势。而在如今信息时代下，电子档案正逐渐取代原本的纸质档案，成了主要档案处理方式。所谓电子档案，就是指将所有需要保存、归档的档案资料，都以电子数据信息的形式录入到计算机信息数据库当中，这一工作与传统的纸质档案录入工作相比，工作量无疑大大降低，工作效率更是显著提升，同时还可以有效减少错误和疏漏，从而提高工作质量。
（二）信息存储量大
如上文所述，随着近年来我国县级城市经济的高速发展，县级财政档案的内容也变得越来越多，这意味着在县级财政档案中需要录入存储的信息量亦在不断增多。而面对这大量的档案信息，仅采用传统的纸质档案存储方式难免会存在很多遗漏，从而导致档案信息不完整。但电子档案的应用则有效解决了这一问题。有了电子档案，无论文字信息抑或影像信息，都可以有效存储到电子档案数据库中，并且所有相关操作均可在一台计算机和一个数据库软件上完成，从而既确保了县级财政档案的完整性，又节省了资源。
（三）操作灵活便捷
电子档案的处理是应用一台计算机和一个数据库软件来完成的，这两者本身都可以提供十分全面的功能，无论是需要对县级财政档案信息进行增减、修改、加工，还是寻找、查阅、复制，均能够利用计算机和数据库软件中自带的各项功能而灵活、便捷地完成操作，这既提高了档案工作效率，又节约了宝贵的时间。
（四）拓宽服务领域
县级财政电子档案中记载着县级财政部门所收集的各类财政信息，是县级财政工作的重要依据。当前随着社会的不断发展，档案工作也应当顺应时代发展潮流，不断拓宽其服务领域。而电子档案的应用，正是拓宽档案服务领域的最佳手段。因为通过电子档案，档案人员可以更加及时快速地收集各类县级财政资料，并在需要时方便地对资料进行归档、共享及查询，从而促使县级财政档案工作从原来的.单一、被动的服务层次朝向开放、主动的服务层次发展。
三、县级财政电子档案管理与维护问题
（一）对电子档案管理与维护重视不足
虽然随着现代科技的不断进步与发展，在实际县级财政档案工作中也已经引进了许多先进的管理理论和思想，但是受以往传统观念的影响，很多县级财政部门对档案管理与维护并不重视，而在应用了电子档案后，也依旧没有充分认识到电子档案管理与维护工作的重要性。具体来说，首先县级财政部门只是安置了一些基层设备，而没有进一步引进先进的硬件设备设施，从而限制了电子档案管理与维护工作的有效开展；其次电子档案管理人才不足，原本的档案管理人员并不具备熟练的计算机和软件操作技术，从而影响了工作效率。
（二）电子档案的真实性与完整性难以保障
县级财政电子档案的生成需要基于实际而进行虚拟化，这点与传统纸质档案具有较大的区别。在县级财政电子档案生成的过程中，档案的原始状态可能会发生一些改变，从而极易因生成过程过于烦琐而出现一些缺失，最终导致档案信息复制失真，难以保障电子档案的真实性与完整性。
（三）电子档案管理与维护技术要求较高
电子档案管理与维护工作需要依托于计算机和软件知识技术，但是就现状来看，县级财政部门中很多原本的档案管理人员只懂得档案管理的相关知识，但并不具备高超且熟练的计算机和软件知识技术，因此无法满足县级财政电子档案管理与维护工作的实际需求。（四）电子档案的机密性与安全性缺失如前文所言，我国相关法律中明确规定了档案信息的机密性，任何人都不能随意泄漏县级财政档案中的内容，如果需要查阅，也应当先走完一系列严格的程序，才能够提取档案。但是，随着电子档案的应用，虽然大大提高了县级财政档案工作效率，但也随之出现了一些档案的机密性与安全性方面的问题。随着网络技术及大数据的高速发展，如今网络上的不安全因素越来越多，病毒、等大量存在，这些都极大地威胁到了电子档案的机密性与安全性。
四、加强县级财政电子档案管理与维护的措施
（一）完善档案管理与维护体制
当前，县级财政部门应当充分重视电子档案管理与维护工作，尽快按照国家相关法律法规来制定完善的档案管理与维护体制，从而使县级财政电子档案管理与维护工作有法可依。其次，要进一步明确县级财政电子档案管理与维护工作的职责，做到明确分工、细化责任，以确保当发生档案管理失职问题时，能够准确追责到人。
（二）提高档案管理人员素质水平
虽然自从应用了电子档案后，以往因纸质档案处理方式而带来的繁重劳动力得以大大减轻，但这并不意味着档案管理人员的作用完全失去了，反而对档案管理人员的素质水平提出了更高的要求。因此，县级财政部门应当要重视档案管理人才培养，不断提高档案管理人员素质水平，尤其是要引进同时具备档案管理能力和计算机软件操作能力的全能技术人才，以满足县级财政电子档案管理与维护工作的实际需求。
（三）强化电子档案的安全保障管理
在县级财政电子档案管理与维护工作中，必须要重视电子档案的安全保障管理问题。对此，首先应当在负责收录电子档案信息的计算机中安装有效的防火墙和杀毒软件，其次要定期对机器设备进行保养、定期对电子档案信息进行备份，再者要加强对档案管理人员的责任意识教育，并使之签订相关责任书，以提高其工作积极性与主动性。五、结语综上所述，应用县级财政电子档案的优势在于工作高质高效、信息存储量大、操作灵活便捷以及拓宽服务领域。但是目前在县级财政电子档案管理与维护中仍旧存在着许多问题，只有不断完善档案管理与维护体制、提高档案管理人员素质水平、强化电子档案的安全保障管理，才能够提高县级财政电子档案工作质量。
参考文献
［1］王建双.县级财政电子档案管理与维护探讨［J］.办公室业务,（21）.
［2］黄慧.浅谈基层财政电子档案的管理与维护［J］.卷宗,（26）.
［3］霍红丹.基层财政电子档案的保存与维护［J］.黑龙江史志,2015（11）.
［4］华云兰.财政局电子档案数据库如何实现数字化管理［J］.中文信息,2017，（1）.
［5］王建双.县级财政电子档案管理与维护探讨［J］.办公室业务,2015（21）.
作者：张志生 单位：吉林省伊通满族自治县财政监督检查室
篇2：电子信息技术与企业档案管理论文
关于电子信息技术与企业档案管理论文
一、企业信息集成系统下的档案工作?
现代企业的社会化大生产逐步由过去的劳动密集型走向自动化、程序化。计算机管理广泛应用于企业生产管理活动的方方面面。计算机进行产品的辅助设计(CAD)、辅助制造(CAM)和辅助数控编程(CAPP)，计算机参与企业管理系统的制作文件、统计和数据处理，进而发展到把集合3C的产品数据管理系统(PDM)与有关人、财、物、产、供、销的管理信息系统(MIS)和制造资源计划系统(MRP)等组合在一起的企业信息集成系统。?
置身于企业信息集成系统中，企业档案工作者将发现企业档案发生了巨大变化。?
首先是企业档案载体的转变。在企业实现计算机全程管理后，适时实现了信息数据的远近传递交换和处理。在企业各项管理活动中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸，而其中许多又要承袭老产品的大部分成果，因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。
其次是企业档案的分类变化。旧有的企业关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同，但可以肯定的是计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面状况，分类也将更详细、更科学、更规范。
此外，在企业档案接收和保管上也有所改变。以往的企业档案工作者以参加科研产品鉴定、重要设备开箱及重要建设项目、技术改造竣工验收做为对其企业档案的监督、指导和接收就显得有些滞后了。“在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用”。这就是说企业档案人员如果不进入到企业信息集成系统中去，则很难掌握到企业信息的核心部分甚至接收不到档案。的确，无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使企业档案工作者再也无法坐等档案的最后形成与归档了。他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。参照国家有关文件制定出本企业的《电子文件管理办法》，提请企业信息集成系统的'编制人员在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。例如在计算机辅助设计过程中，要求计算机详细记录设计、加工过程中的原始资料及相应的更改信息，要在不同的版本上注明当前的有效资料，以确保最终归档使用的是正确版本的图形或图纸。企业档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理。
此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具，更多的经过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入“虚拟库房”。
为企业活动提供利用档案信息亦发生了转变。掌握一般的计算机操作只是对企业档案工作者的初级要求。重要的是要在企业信息集成系统中及时掌握企业的产品信息及开发过程。一切以企业生产建设为中心，找准档案工作为企业服务的切入点。做到把正确的信息，在正确的时间，以正确的方式，传递给正确的对象。要达到这样高层次的档案信息处理要求，档案工作者绝不可是思想守旧、图安逸、躲清静者;档案工作也绝不是仅靠几种目录、几间库房就可包容的。
二、电子商务活动中的档案工作?
何为“电子商务”呢?电子商务即通过电子手段完成整个商品贸易活动的过程。也就是通过网络来实现从原材料的查询、采购、产品的展示、定购，到出品储运以及电子支付等一系列贸易活动。电子商务强调的是在网络计算机环境下，把买家、卖家、厂商和合作伙伴在因特网(Intemet)、企业肉部网、和企业外部网结合起来的应用。电子商务的核心内容是信息的互相沟通和交流。?
伴随着企业电子商务时代的到来，企业档案管理也伴随着企业信息资源的交流和互换进入到社会信息网络的新天地。企业档案工作者对电子档案的来源与形成的关注由原来的企业内部网而扩展到地区、国内及至国际范围内的整个网络。在这一新的网络环境下，档案人员除了继续做好企业档案信息资源的收集和保管，更多的要了解企业需求，扩大服务内容。一方面配合现代企业的营销手段，档案人员应同企业领导及专业人员一道，建立企业信息资料库，选取最能体现企业优势、树立企业良好形象的信息资源上网，宣传自己和展示自己。吸引客户和占领市场;另一方面从网上获取有效信息为企业领导经营决策、为企业生产建设发展提供服务，主动的、全过程地提供产、供、销、科技、质量、资金、政策等多层次的信息，建立起一套科学的、多功能的、高效的、灵活的紧盯市场的企业档案信息管理体系。这的确给企业档案工作者提出又一次挑战。
篇3：高校电子档案管理论文
摘要：高校档案记录着高校学生的求学及成长经历，将伴随他们一生的成长。
本文针对高校档案管理的工作特点，着重分析了电子档案管理的现状，强调加快电子档案建设，以及如何解决高校电子档案管理中问题的有效途径和方法。
关键词：高校 电子档案 档案管理
1.高校电子档案管理的现状
1.1当前高校电子档案管理理念
电子档案具有不同的优、缺点，其优点如：电子档案接收方便，归档及时齐全，具有信息存储的高密度性，有体积小但容量大的特点;它由多种信息媒体集成，便于统一管理，可提高工作效率，通过限制性的网络具有共享性。
同时也存在一些缺点，如：储存在的信息资料易更改、数据易丢失，存储材料易破坏，对计算机软硬件环境依赖性强，同时还存在比较大的网络访问的风险。
相比之下其传统的纸质档案具有载体性能相对稳定、内容真实可靠、可长久保存等优势，但却有文件形成时间长、整理费时费工、检索速度慢、存储密度小有等不足之处。
1.2对电子档案的认识存在一定局限性
以前为了保护档案的机密性，往往把档案贴上封条放在档案室里，其实这种做法严重阻碍了档案信息公布于社会、服务于大众的理念，给想要使用档案的人员带来极大的不便，不能发挥充分利用高校档案应用于学校管理与建设以及服务于学生的宗旨。
目前在高校中还是存在对于档案的不重视，只有在需要时才会找档案而不是有意识主动的去利用档案促进学校管理和建设水平的提高。
同时，高校中也确实存在少数人的极端看法，认为单位档案是单位的私有财产，使档案信息的开发处于封闭状态，更谈不上电子档案的开放与网上利用了[1]。
1.3电子文件档案管理面临的主要问题
首先，电子文件档案的易被破坏性。
在高校档案电子化建设的过程中，完全保证电子文件的原始性、真实性和完整性是技术上及工作上难度比较大的，这些主要由于在电子化及信息化过程中存在可能被修改或操作失误等人为因素。
纸质文件内容的原始性很容易被辨认，而电子文件具有可变性和信息载体的可分离性，源于其可以利用相关的计算机软件进行修饰和修改，且不留下任何痕迹，计算机内存贮的电子档案无个人笔迹特征可辨认。
而纸质的档案文件存在书写墨迹和新旧的区别，一旦被复制或纂改内容都很容易识别。
因此，电子档案的安全性及原始性方面需要大量配套建设跟上。
其次，电子文件档案信息安全问题日益突出，随着计算机使用普及，信息化和网络化时代的到来，使得任何人何时何地都可以介人互联网。
由于电子文件档案的出现和发展时间短，导致相应的配套软件及硬件建设赶不上，网络环境下的电子文件档案管理可能正面临非法访问、信息泄漏或丢失和数据完整性被破坏。
目前大多数的高校实行电子档案与纸质档案长期并存的保存方式，而且一般还是以传统的纸质档案作为保存的主要的方式。
但是，电子档案要求其档案工作者与时俱进，应时代新的要求，不断尝试进行电子档案管理的新模式，同时协调好两种形式的档案管理模式，避其缺点，发挥其长处，提高档案管理的水平与适用的有效性[2]。
2.推进高校档案电子档案建设任务
2.1加强电子文件的归档和管理
电子文件归档和管理是档案信息化建设的重要任务，是当前迫切需要解决的问题，档案部门要以国家的《电子文件归档与管理规范》为依据，加强档案网络建设，实现网络环境下电子文件的实时接受、归档、管理和利用，确保有价值的电子文件及时、完整 、真实地保存在档案部门。
2.2加快馆藏档案的全文数据库建设
高校档案管理要从提高档案管理现代化水平出发，不能仅仅满足于目录级的检索和下载一个表格等，而应当提到新的高度，要适应信息化的需要、现代化管理的需要、提高利用效率的需要，保证查得快、准、全。
要在建立科学的检索体系上下功夫，做好原有馆藏档案文件级目录数据库建设工作的同时，加强机读目录数据库的建设，加快实现手工检索向计算机全文检索的全面过渡，为档案利用提供最大方便[3]。
2.3要严格控制电子档案的可转换性，以保证电子档案的安全
由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。
尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护，如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而对电子文件进行特定的保护。
因此，档案室还必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后能查阅到原始的电子档案资料。
2.4改善检索功能
档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，它是开展工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件，改善检索功能主要包括两个方面：(1)增加新的检索功能。
网络环境下，对档案信息资源的各种加工是对档案检索功能的一种改善，利用信息技术将档案著录与标引完成，在档案进行检索时，使档案信息的`查找更加准确与便捷。
(2)利用先进的检索技术。
目前普遍利用的先进检索技术主要有两个：全文信息检索技术与多媒体信息检索技术。
2.5重视档案信息化人才队伍建设
数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。
首先，在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备方面的培训，提高他们掌握和运用现代化技术的技能;其次，要根据档案馆 (室)人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才。
3解决高校电子档案管理问题的有效途径和方法
3.1创造良好的载体保护环境
电子档案一般以脱机的方式存储在磁、介质上，所以，要创造一个适合于磁、介质保存的环境。
要建立恒温的专用档案馆(室、库);采取严密的档案保护措施，要尽可能使用先进的设备设施，并经常对设备设施进行防尘和保养处理;要尽可能防止电子档案载体与空气直接接触，避免直接暴露在太阳光下，防止紫外线照射;要尽量远离强磁场和有害气体;在载体移动过程中要轻拿轻放，防止强烈机械振动和碰撞[4]。
3.2采取切实可行的信息保护措施
电子档案是高科技的产物。
信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要，电子档案上网后必须从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施，目前，为防止档案信息被窃取、删除和修改，防止网络“黑客”进入，常用的技术方法有加密技术、身份验证、档案备份、安装杀毒软件等 。
这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、可靠，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子文件的非法访问和随意删改都具有很好的效果。
3.3提高高校档案管理人员的计算机专业技能
高校档案管理人员除了加强档案专业知识和业务的学习外，还应提升计算机专业技能的应用能力，努力争做一名复合型的档案专业技术人员，这将大大有助于电子档案管理工作的深入开展，从而更好地适应档案信息化建设发展的需要 。
参考文献：
[1] 黄静.高校电子文件档案管理刍议[J].云南档案，(3)
[2] 于英香.我国电子文件管理研究的三次转折[J].档案学通讯，001(1)：29-33
[3] 贾雪萍.浅析高校电子档案管理队伍的建设[J].秘书之友，(1)：46-48.
[4]余文盛.高校电子文件的归档与管理[J].达县师范高等专科学校学报(社会科学版)，，(03)：114-l7 .
篇4：高校电子档案管理论文
【摘 要】档案管理工作是高等学校的重要的基础性工作，随着信息技术的发展电子档案主要成为档案中的重要形式，本文从电子档案的特点出发，结合电子档案在高校管理工作中的重要作用和现存问题，提出了相应的对策。
【关键词】高校 电子档案 档案管理
中华人民共和国教育部、国家档案局第27 号令明确规定：“高等学校校档案( 简称高校档案) 是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的， 对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
”同时还明确规定” 高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划”。
尤其是在近几年的高校评估工作中，对各种档案材料，包括教学的、学生工作的、人事工作的、图书管理工作方面的档案材料等等的检查工作一直被作为客观评价学校发展的重要环节。
由此可见档案管理应当是高校管理的重要组成部分。
很长一段时间高校档案主要是以纸质档案的形式存在，随着信息技术的发展电子档案逐渐成为档案中的重要形式。
一、电子档案的概念和特点
所谓电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。
目前电子档案所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。
电子档案归档主要使用磁带和光盘。
与纸质档案相比，电子档案具有以下特性：①电子档案的非人工识读性。
②信息存储的高密度性。
③载体与信息之间的可分离性。
④多种信息媒体的集成性。
⑤系统依赖性。
电子档案的这些特性使得对它的管理方法和观念有别于传统的纸质档案管理。
随着高等教育事业的蓬勃发展和网络信息化的普遍和发展，传统的教学档案管理模式已经无法跟上现代化发展的形势，如何搞好高校电子档案管理工作已经成为当前高校档案管理工作的难点和重点。
二、高校电子档案管理的重要作用
篇5：浅议电子档案的与保护-档案管理论文
浅议电子档案的整理与保护-档案管理论文
一、电子档案的整理
目前 ，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。
1、文书电子档案整理
一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于 计算 机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入 网络 ，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的.重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
2、科技电子文件归档
科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。
A.基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。
B.设备档案。 企业 引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向 发展 ，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件 内容 说明和注意事项。
3 会计电子文件整理
A.工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。
B.账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。 二、电子 档案的保护
由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。
1、软磁盘的保护
A、统一软盘的规格，使用3.5寸高密盘保存。
B、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接 影响 到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。 目前 市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。
C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40%一50%，温度控制在14-24℃。
D、加强病毒防范。要求各业务部门加强 计算 机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。
F、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。
G、在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。
2、光盘的保护
A.规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕
造成光盘的损伤。
B.保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14-24℃，相对湿度40%-65%。
C.注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感，阳光的直射会使光盘过早老化。因此，光盘要十分注意避光。不管磁盘还是光盘，定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施，磁盘每2年，光盘每5年转储一次，转储后的载体与原载体同样编号保存。
篇6：高校电子档案管理研究论文
高校电子档案管理研究论文
摘要：电子档案是随着时代发展而产生的新型档案形式，在大部分高校处于起步阶段，发展尚不成熟。本文阐述了高校电子档案管理的重要性，分析了管理工作中存在的问题，并提出加强管理的若干举措，以期对我国高校电子档案管理工作提供有益参考。
关键词：高校；电子档案；管理；问题；举措
随着高等学校事业的不断发展，传统的纸质档案管理越来越不适应时代发展要求，也在一定程度上影响了高校各项工作的开展。信息技术的快速发展和广泛应用，催生了电子档案管理的产生。在高校中推行电子档案管理，将会大大促进高校档案管理工作的发展，同时也会给高校其他管理工作带来极大的便利。
一、高校电子档案
高校电子档案是指高校在开展教学、科研、学生管理、后勤管理等各类工作中产生的形式多样、具有一定保存价值和再利用价值的电子文件及相关的电子软件，如电子公文、电子报刊、电子音像等等。与传统纸质档案相比，电子档案具备以下几个特性：一是与载体的可分离性，电子档案可在保持内容不变的情况下被复制、修改或删除。二是对设备的高度依从性，电子档案依附于计算机等设备存在。三是保存条件的特殊性，电子文档易受磁场、湿度、温度等物理条件影响。
二、高校电子档案管理的意义
电子档案是顺应时代发展而产生的新型档案种类，高等学校启动并逐步推行电子档案管理工作，势在必行。1.有利于提高档案管理效率。随着高校办学规模不断扩大，各项事业不断发展，学校各级各类档案数量逐步增加，传统纸质档案管理工作耗费越来越多的劳动量，档案的归档和查询利用等各环节都不能适应时代的发展。电子档案的出现，能够有效破解档案管理遇到的发展瓶颈，大大提高工作效率，更好为学校发展保驾护航。2.有利于实现档案快捷利用。传统纸质档案依附于纸质载体，存储需要实地空间，对其分类归档不能达到理想化状态，查询利用也过多依靠人工。电子档案通过网络技术，实现了对档案更加精密化的分类，查询利用环节也更快更高效，使得档案的利用更为方便快捷。3.有利于提高档案管理的稳定性。与传统纸质档案管理相比，电子档案主要利用基于计算机的硬盘、u盘、内存卡等设备储存和传递信息，外界对其干扰性较小，使得电子档案存储的稳定性大为增强。
三、高校电子档案管理存在的问题
1.缺乏管理意识高校电子档案作为新生事物，对管理模式、管理队伍及技术条件都有一定程度的要求，很多高校特别是一些落后地区的高校在短时间内还不能接受，对其重要性的认识还欠缺，重视程度远远不够。2.服务对象受限很多高校虽开始推行电子档案管理工作，但多局限于个别部门，如党委办公室、校长办公室等核心行政部门，而对业务量大的师生业务口却难以启动。一是这部分电子档案的归档工作庞杂，在短期内难以上线，二是对师生的宣传力度也不够，没有形成迫切需求。3.技术水平落后由于高校对电子档案的重视程度不够，绝大部分高校档案管理人员对电子档案管理缺乏清晰的认识，也没有接受过系统的相关技能培训。而有的高校还未引进设备和软件用以支撑电子档案管理，或引进的设备不够先进，不能满足实际需求。4.归档工作不科学大部分高校虽已开始着手进行电子档案管理，但是归档工作颇为毛糙，缺乏科学性。往往把归档文件一锅端式的存储到既有设备中，期间不进行有效整理与鉴别。如此操作，容易将没有价值的档案予以归档，造成资源浪费，也会给查询利用带来诸多不便。5.安全性有待提高由于载体的特殊性，电子档案存在被复制、篡改甚至盗窃的潜在隐患，与传统纸质档案相比，其安全性有待提高。如电子档案使用网络进行传输，信息被拦截、窃取的可能性会更高。可见，电子档案的.安全性急需引起高度重视，在管理环节应采取必要措施予以防范。
四、加强高校电子档案管理的举措
1.提高管理意识工作推行，意识先行。高校的领导及档案管理部门应大加强对电子档案管理的重视程度，出台电子档案管理相关制度及配套实施办法，实现对电子档案管理的制度化、常态化。同时要配齐电子档案管理相关设施设备，成立专门的管理队伍进行运作，从人力、物力、财力诸方面有力保障电子档案管理。2.提高服务效能服务效能是检验服务工作的重要标尺。提高电子档案管理服务效能，一是从服务主体入手，档案管理人员应主动创新服务理念，提高服务意识，真正让电子档案管理工作入脑、上手。二是从服务内容着手，管理人员要对服务对象的需求进行全面的调查了解，并不断创新服务类型，通过多样化的服务满足多样化的需求，着力提升电子档案管理服务的实效性。3.提高队伍专业素质加强管理队伍建设是加强电子档案管理的关键。管理人员不仅要对电子档案管理的重要性有充分的认识，同时还要具备良好的业务能力，包括计算机知识、档案业务知识及创新能力。一是管理人员要主动学习相关的专业知识和技能，不断拓展知识领域，提高综合素质。二是高校也应对管理人员进行必要的业务培训或提供进修机会。4.提高归档科学性归档工作是电子档案管理工作的先锋和关口，把好这一关，可以大大提高电子档案管理的科学性和实用性。在归档过程中，应避免“眉毛胡子一把抓”，要对档案内容进行有效鉴定和甄别，真正提取有价值的档案，再对备选文档根据其使用价值进行分类，以利于更好地查询利用。5.提高管理安全性安全性是档案工作的生命线。提高电子档案管理安全性的首要任务就是保证存储设备的安全，为此，一是存档计算机要做到专机专用，切勿掺和其他工作，并定期更新系统，确保其始终处于安全状态；二是要对档案进行备份，以备丢失后替代。三是要对网络进行高级加密，防止档案在传输过程中丢失或被窃取。四是采取有效措施对电子档案的管理系统进行安全防护。电子档案的出现是高校档案管理工作中的一次大变革，也是高校档案管理工作的发展趋势。电子档案管理，是一项系统工程。只有高校自上而下逐步推行，并从人力、物力、财力等方面予以充分保障，才能促使电子档案管理工作更加高效的开展。
参考文献：
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篇7：中专学校档案管理的电子档案管理论文
中专学校档案管理的电子档案管理论文
中专学校的持续发展过程中档案管理工作的重要性不言而喻。过去部分学校在档案管理工作中采用较落后的方式，现今电子档案管理的应用越来越引起中专学校的重视。
一、电子档案管理的意义
档案是人们生活活动的记载资料，具有十分重要的意义，档案的保管方法随着人类进步的脚步不断变更。部分中专学校采用的仍旧是传统的档案管理模式，然而伴随计算机技术的广泛运用，档案的保管办法已经产生了巨大的变革，中专学校的档案管理应摆脱传统的方式，采用先进的技术进行代替，扩大档案的保存领域。电子档案管理实现资源的共享，信息化的应用可以提供海量存储功能，资源共享功能和跨地域检索功能的实际应用将使得中专院校内的档案保存工作上升到新的水准。
二、保障中专档案管理中实行电子档案管理的安全性
中专学校应提升相关设备设施的安全性能，控制电子档案管理的专一性，对于该系统要进行有规划性的科学升级，对电子档案进行专项化的维护整理，控制设施设备的良好稳定运行。对于重要的档案信息进行必要的备份管理，防止发生意外状况时造成严重的损失。系统内部可以进行防火墙工作模式，通过系统杀毒、网络体检、指纹鉴定等多种科技手段提高系统运行的安全性，最大化地防止电子信息的流失和被盗取。控制电子档案管理的信息安全性是将电子档案管理引入中专学校档案管理中的重要基础和前提。
三、建立完善的规定细则，促进中专电子档案管理的规范化
中专学校内部应该建立一套完整的管理方案，构建具体的使用细则和规章，让档案管理工作逐渐向系统化规范化的方向不断发展。首先对于该部门的工作人员要保证其能力水平。聘用专业化的技术工作人员进行日常管理工作，提升工作人员的安全保密意识，保证自身的职业道德水准，熟悉地操作相关电子系统运行流程，实行灵活的管理，最大化地体现电子系统的便捷性和先进性。
四、提高学校相关领导对电子档案管理的认识
档案信息的性质是保持历史信息，不能直接为学校创造明显的利益价值，管理要求迫切且程度较低，许多学校领导无法认识到档案管理的重要程度。部分中专学校的档案管理数字化设备条件不足，部门内部缺乏相关专业人才。面对如此状况，学校领导首先要改变传统的思想，部门档案管理人员首先应进行电子管理相关方面的学习，提高自身素质，明白档案数字化管理的`先进性，积极向相关领导提出建议和想法，主动将现代化科技与档案管理相结合，进行反馈并提出可行的解决办法，学校领导应积极听取相关专业人士的建议，理解电子档案管理对于学校的文化发展和学生老师各级人员的重要性，提供相应的支持方法。从领导层做出相应的政策决定，提供资金和硬件设施方面的基础保障，加大对档案电子管理的重视度，加大人才投入力度和资金投入力度，从根本上改变传统的档案管理部门的地位。
五、提升中专学校的硬件软件设备管理水平
电子档案管理工作由于实现了信息的高速传递及大量存储，这些都要依靠现代化电子技术的发展和进步。在实行电子档案管理工作中不断实行技术的研究工作，提高学校内部的计算机网络技术管理水平。选择合适电子档案管理的安全性软件和设备，根据学校内部的实际情况对相关技术人员制订电子管理的计划，提出具体的实施方案。详细规定包括其具体需要的硬件设备需求，相关设备的购买要依据经济情况量力而行，确保所购买东西的实际应用性和完整性，保证设备的整体实用性。总而言之，中专学校的相关领导应提升对电子档案管理的认识，加大部门专业化人才的培养力度，档案管理人员运用先进技术的科学规划，加强档案管理准备工作，共同努力把握档案数字化管理的总体方向，提升中专学校的综合文化竞争力。
篇8：电子档案管理模型分析论文
摘要：本文针对电子档案管理中的信息易变性问题，探讨了现有的解决办法，并提出引入区块链技术。通过建立基于区块链技术的电子档案管理模型，将电子档案数字摘要存入区块链，实现电子档案真实性、完整性、可用性和安全性保障。
关键词：区块链；电子档案；电子文件管理
近年来，区块链技术凭借其颠覆性应用模式，引起世界各国政府和企业的高度关注，社会各界都对区块链技术寄予厚望。我国也于将区块链技术定位为战略性前沿技术[1]，鼓励社会各领域积极探索区块链技术与本领域的融合。当前，我国区块链产业飞速发展，人才和资本不断涌入，区块链技术开始在金融、版权交易、电子证据等领域得到实践[2]。在档案领域，专门档案的管理部门（如专门管理会计档案的部门，或专门管理医疗档案的部门）也纷纷研究验证了用于支持电子文件创建及保存的区块链应用系统[3][4]，但对于支持电子档案归档及长期保存的区块链应用研究目前还很少。因此，笔者尝试结合区块链技术的特征与我国主要的电子档案管理模式，提出具有实践性的应用方案，以期完善我国的电子档案管理。
1电子档案管理中存在的信息易变性问题及现有解决办法
与传统档案相比，电子档案更加依赖组织机构的管理和技术环境。首先，数字存储设备的可重写性使电子档案容易被伪造、篡改和删除而不留痕迹。其次，由于信息和存储载体可分离，数字信息可以在不同存储载体间自由转移。在这个过程中，计算机病毒、外部磁场干扰等也会导致电子档案信息损毁或丢失。最后，电子档案载体性能的不稳定、软件版本更新导致的电子档案迁移等，都可能造成电子档案信息的变化。因此，为维护电子档案的真实、完整、可用和安全性，档案部门通常使用元数据描述电子档案的管理过程，追溯对电子档案的一切操作。“捆绑”元数据后，电子档案可以自证在其管理过程中未被非法篡改或伪造。该做法虽然保证了电子档案对于管理系统的相对独立，但也导致管理难度大大提升。电子档案总量庞大，每一份电子档案都具有众多类型的元数据，在电子档案长期保存过程中，若定期或不定期地监测这些元数据以保证电子档案真实性，需要付出较高的时间成本。若能采用某种技术，直接反映电子档案信息未遭非法更改，则能简化对电子档案真实性的元数据鉴定，提高电子档案管理效率。
2在电子档案管理中应用区块链技术的可行性分析
工信部发布的《区块链参考架构》将区块链定义为：“一种在对等网络环境下，通过透明和可信规则，构建不可伪造、不可篡改和可追溯的块链式数据结构，实现和管理事务处理的模式。”[5]区块链一般可依据开放程度的不同分为公有链或非公有链。链上还可以存储一些可运行的代码，即“智能合约”来操作数据，以支持区块链在全领域更灵活的应用。根据区块链技术的特点，可以从以下方面分析区块链与电子档案管理结合的可行性。第一，技术可行性。区块链由数据区块组成，每一区块都存有上一区块的哈希值，因此各区块间“环环相扣”，对任意区块做出任何一点改变都会导致此区块以后的所有区块发生变化，这使得区块链上的数据不能被任意修改或删除。这种可追溯、不可伪造或篡改的特性恰好与维护电子档案真实、完整、可用、安全的需求吻合，该技术可被用于真实记录电子档案在管理过程中的全部变化，追溯电子档案原件，有效处理信息易变性问题。第二，管理可行性。各电子档案管理单位中参与区块链数据存取的计算机及其他终端被称为区块链网络中的“节点”。区块链技术要求只有绝大部分节点达成对同一份电子档案合法性的共识，其中的档案信息才能被区块链承认，成为不可更改的记录。这样的规则构建了一个信任体系，即无需“公正”的第三方介入，没有信任基础的两个节点可以在数学和计算机技术的保证下建立互信，直接认定区块链中的档案信息可信并加以使用。电子档案不再需要通过繁杂的元数据鉴定自证真实性，这样的做法有助于降低电子档案管理时间成本，提高档案体系运作效率。第三，社会可行性。对于公民而言，区块链构建的信任体系能提升用户对电子档案的信任程度，间接增强了公民与档案机构间的信任关系。对于我国档案事业来说，区块链把所有电子档案管理单位连到一条链上，使档案行政管理机关可以从更宏观的角度对各单位进行统一监管与指导。
篇9：电子档案管理模型分析论文
笔者认为，具有长期保存价值的电子文件在归档前应已经做好关于真实、完整、可用、安全性的保障，因此不再考虑电子文件的形成、积累与整理阶段。本文提出的电子档案管理模型主要应用于电子文件归档进入档案部门后的电子档案阶段。通过这一模型，可以判断电子档案在保存阶段是否已被修改，以及如被修改，改变是否合法，最终确定档案是可信的真实记录。
3.1模型要素设计
结合我国主要的电子档案管理模式，笔者为本模型设计了以下几项模型要素。3.1.1区块链区块链加密存储了电子档案原件和电子档案管理过程中合法生成的各版本电子档案的档号及数字摘要信息；且由于各类档案信息不可能做到完全公开化，因此选择读写权限受一定限制的非公有链——联盟链作为区块链的基本结构。以电子档案管理资质作为联盟链节点的准入依据，由全国各级各类电子档案管理单位节点共同形成一条链。加入的单位越多，区块链可靠性越大。3.1.2多类型电子档案管理系统主要包括具有电子档案管理模块的业务系统、电子文件管理系统、电子文件长期保存系统及部分地区的文件中心，覆盖了我国电子档案归档后可能存在的多类场所。这些系统负责电子档案的日常管理和提供利用。3.1.3档案代理档案代理由各电子档案管理单位使用，是用于处理区块链和多类型电子档案管理系统间相关事务的代理程序。档案代理保管所辖区块的密钥，并在功能上划分为存储代理和检索代理：存储代理预设了多类角色，不同角色拥有利用不同类别、不同内容档案的权限，如某类用户只能利用可公开档案，另一类用户可以利用全部档案等，它从多类型电子档案管理系统中接收档案，按既定规则判断处理后将档案信息写入区块链；检索代理存储了多个处理步骤，负责检索、获取电子档案并将其提交给有使用权限的用户。3.1.4用户及管理员用户即对电子档案有利用需求的所有社会人员，在各级各类电子档案管理单位注册身份信息后便可依法查阅档案。管理员指各电子档案管理单位中负责电子档案管理的工作人员及技术人员，他们分别从档案管理和技术的角度对各模型要素故障和错误信息进行分析和处理。
3.2模型流程设计
3.2.1归档前准备工作在电子文件形成阶段，当文件形成者创建或接收到一份电子文件时，需根据文件内容设定保密期限和利用范围。若电子文件利用范围划定不是特别明确，但某单位或个人确有工作需要时，可以在上报审批后赋予相关人员一定的权限。3.2.2电子档案的'相关信息存储当电子文件管理责任转移到档案部门，即电子文件归档进入具有电子档案管理模块的业务系统、电子文件管理系统时，存储代理将读取电子档案的内容及元数据，并据其内容计算得到一个固定长度的数字摘要hash1。若档案涉密，则凭涉密电子档案利用权限信息界定拥有其访问权限的角色，并依据保密期限推算其解密时间。存储代理将角色和时间写入代码，形成智能合约，同电子档案档号、hash1值一起加密存入新区块的区块体，加密密钥由档案代理保管。此时，智能合约保证了只有当用户拥有电子档案利用权限或当涉密电子档案度过保密期后，区块链才向外输出hash1值。最后，当新区块体存储数据达到设定容量值时，由时间戳等特征值构造出新区块的区块头，将新区块连到区块链的末端。在管理过程中如果电子档案由于必要的管理措施在内容、利用权限或保密期限方面发生了变化，那么发生变化的档案管理单位需将新版本的电子档案信息存入区块链。3.2.3电子档案的检索与验证当用户需要利用档案时，先通过网络、查询系统等渠道查阅档案目录，得到所需电子档案的档号，再向各电子档案管理单位提供档号，提出检索请求。收到请求后，各单位检索代理先依据用户注册信息判断用户角色，再凭档号在区块链上检索出存有最新版本档案信息的区块。代理用密钥解密区块上的信息后，智能合约自动运行代码，并结合该用户的角色和电子档案解密时间判断是否输出hash1值。当获得hash1值后，检索代理将该值与档号一同提交给多类型电子档案管理系统数据库。此时拥有hash1值代表用户通过验证，已经拥有查阅档案的权限，数据库便可凭档号调取电子档案返回给检索代理。检索代理根据从数据库得到的档案内容计算出数字摘要hash2。验证hash1与hash2值，若hash1=hash2，证明获得的档案在上一次合法变动后没有变化，电子档案依然真实、无残缺、可检索且安全，检索代理便可将电子档案提供给用户。3.2.4不真实电子档案的追溯与恢复如果验证时hash1不等于hash2，则代理将错误信息提交给管理员。管理员根据数据库日志及该电子档案存储在区块链上的各版本记录判断档案变化的原因，排除技术故障或追溯意图非法获取、篡改档案的用户地址和时间，向其追责。随后，管理员根据区块链记录和数据库日志适当恢复档案，并根据恢复后的档案内容计算得到新的数字摘要hash3。若hash3与hash1对比后相同，则证明管理员恢复得到了原档案。3.2.5电子档案移交及移交后的检索验证在保存一段时间后，具有较高价值的电子档案需从文件形成机构移交至档案馆，此时文件形成机构需同时移交该单位档案代理保管的密钥。当用户需要利用档案馆中的电子档案资源时，同在各电子档案管理单位中一样，检索代理向电子文件长期保存系统提交档号及区块链上保存的hash1值后，即可获取电子档案。然后检索代理对比hash1与hash2值，若二者相同，用户便能得到相应的电子档案。
3.3模型优势分析
3.3.1系统适应性模型使用档案代理完成区块链与多类型电子档案管理系统间的交互。首先，这一结构保证了电子档案管理模式的稳定性。通过隔离区块链和多类型电子档案管理系统，区块链在维护电子档案真实、完整、可用、安全的同时不破坏当前所有对电子档案的管理与保护措施。其次，数字摘要有效降低了区块链的负载。在区块链上存储全国的各类电子档案及其元数据，将需要巨量的计算资源和巨大的区块链存储空间。而档案代理将电子档案的数字摘要代替电子档案本身存入区块链，可以大大降低区块链的负载。最后，档案代理增强了模型的可拓展性。作为一个单独的程序，档案代理具有较强的封装性、灵活性和拓展性，开发人员可以基于现有功能做更多开发与优化。3.3.2管理高效性智能合约的灵活运用可以提高管理效率，实现电子档案的自动化、精细化管理。它可以到期自动解密涉密档案、自动审核涉密档案利用权限。这些操作有效减少了电子档案利用时的申报审批时间、降低了人力成本和电子档案服务过程中的主观性，保证了服务质量的稳定性。同时，它也将电子档案管理粒度细化到单份档案的水平，使档案部门实现更加精细化的管理。3.3.3模型安全性在内容层面，区块链上的数据无法被篡改，电子档案在保存期间的所有变化都可被追溯并适当恢复；在结构层面，区块链数据的分布式存储使得少量节点的故障难以影响整个区块链的安全；在访问层面，区块链技术的加密机制将没有相关密钥的节点拒之门外，降低了非法访问的可能性。另外，联盟链的结构确立了严格的准入限制规则，确保了电子档案管理参与各方具有一定风险抵御能力。
篇10：高校电子档案管理对策论文
高校电子档案管理对策论文
摘要：文章首先分析了办公自动化背景下高校电子档案管理的常见问题，并提出了办公自动化背景下高校电子档案的管理，包括健全电子文档管理的相关制度；做好电子档案管理的需求分析；规范档案管理体系；增加人员的内部培训。
关键词：办公自动化；高校；电子档案管理
自动化办公系统（OfficeAutomationSystem，OA），是一种利用技术手段提高工作办公效率，以实现办公自动化处理的系统[1]。该系统能全方位迅速采集、处理信息，对高校的科研、教学和行政管理工作效率有很大提升。目前，高校档案管理工作缺乏统一的制度规定，导致电子和纸质公文的管理工作效率较低，错误率较高。因此，科学设定自动化系统，合理使用电子档案管理系统是高校需要解决的问题。
一、办公自动化背景下高校电子档案管理的常见问题
（一）管理制度不健全
部分高校办公自动化管理由于缺乏完善的档案管理制度，操作方法混乱，导致各学院和各级管理部门的工作人员工作职责不明确，出现问题时各部门互相推诿，从而使电子文件和纸质文档处于无序的管理状态，大大增加了工作人员的工作内容和工作难度。高校在办公自动化方面投入的资金不足，改革力度欠缺，导致档案管理过程中归档方式、要求、程序不统一，致使后期的整理保管和编目工作难以开展。另外，一些高校的档案管理人员缺乏专业技能，使用磁盘或光盘进行电子文件归档时，可能存在误操作、文件被病毒损坏等意外事故，导致归档的电子文件无法保证其真实性。
（二）信息收集难度大
高校学院众多，各部门独立性较强，因此整体档案的信息收集需要跨越诸多部门，难度较大。对于学校下发的通知，各学院自行在校园网上下载、打印、填写，未能及时完成提交工作；各部门的文件归档职责不明确；一些学院存储容量小，不能完全保留旧文件，导致若干有价值的文件被覆盖。
（三）电子档案管理不科学
在电子档案管理工作中，很多高校已经形成了硬件存储档案和云文件存储档案两种方式，利用这两种储存方式能够保证文件抵抗各种方面的风险。只需要做好相应的防火墙工作就能够保证文件信息的安全性。但是在进行该方式的管理中始终存在着工作人员将档案进行更改之后没有对原文档进行管理的问题，使档案库中出现很多内容相似，但是难以分辨其有效性的档案。
（四）缺乏专业的技术人员
在我国的高校中，大部分的管理人员都是一些有着较高职称的教师，其中很多都是学校某个方面的学科带头人，平常有着较为繁重的教学和科研任务。为此，很多人员对于自动化的电子档案管理技术不够熟练，使用这一技术时难以达到提高工作效率的目的。如果高校进一步引入新的技术型人才，就可能出现一些级别较低的工作人员接触过多学校的核心资料，对于学校内部资料的安全性造成不利的影响。
二、办公自动化背景下高校电子档案的管理对策
（一）健全电子文档管理的相关制度
只有完善相关的电子文档管理制度，高校各学院和各部门才能在收集、归类和整理电子档案和纸质文档过程中遵循统一的标准和要求，按照时间和范围规定，及时完成信息的录入和保存，为后期信息应用节省时间和精力。另外，相应的工作人员必须具备专业的操作技能和较高的综合素质，以保证信息的.安全性和系统的可靠性[2]。
（二）做好电子档案管理的需求分析
高校引入电子档案管理系统需要针对学校自身的情况和需要制定系统，要对系统中的各项功能进行具体的需求分析，使其符合组织档案管理的特征。各学院和部门要积极配合，建立数字化校园，使自动化信息处理成为管理师生信息的专业化平台。
（三）规范档案管理体系
在进行电子档案的修改工作时，需要工作人员根据实际情况进行审查。在确定能够实现电子档案更改之后，还需要对源文件进行标记。在保证更改内容的正确性之后，将源文件删除，将改动的文件上传并保存。
（四）增加人员的内部培训
为了保证工作人员在进行电子档案管理时能够享受快捷的文件管理方式，可以对管理文件的工作人员进行集中培训，促进其在这方面操作能力的提升。同时，可以寻找一些品学兼优的学生协助教师进行信息收集工作，减少教师在这方面的工作压力。
三、结语
高校办公引入自动化系统能够有效提高管理的工作效率，电子档案管理系统能够切实为广大师生和管理人员提供便捷，但高校需要根据自身的特点有针对性地进行系统应用和技术更新，避免电子档案管理和纸质档案管理出现重复、无效管理等问题。
参考文献：
[1]王甜.浅析高校办公自动化下的电子档案管理[J].人才资源开发,(2):155.
[2]许佳.高校办公自动化条件下的电子档案管理探讨[J].科技信息,(20):481,483.
篇11：食品药品检验电子档案管理探讨论文
食品药品检验电子档案具有以下优势：一是占用空间少。传统的档案存放各种大型档案柜储存各种案卷，需要占用大量空间。档案管理信息化后，不再需要大的存储空间，也不需要进行繁琐的排序和归档工作，只需要一个小芯片就可以存储电子档案，档案保存的时间更长，存储的内容更加完备。二是信息处理效率高。纸质文件资料在档案管理信息化后将形成电子文件，并立即进行归档分类处理。文件资料的存储、收集、登记、检查和统计将获得更加迅速的结果，这不仅使文件的归档率和文件内容的完整性得到了保证，而且也利于档案的搜索和利用。三是实现了共享资源。资源共享一直是传统档案很难实现的功能，当需要查阅时只能亲自去档案室。实施电子档案信息化管理后，能有效地解决这一问题。
篇12：食品药品检验电子档案管理探讨论文
4.1加大档案管理投入，提高创新能力
管理层要更加重视档案管理，从资金、存储空间等方面及时解决档案管理中出现的问题。对于基础设施建设，要做好三个方面的工作。第一，建好网络环境。网络环境包括内部网络、专业网络和公共互联网+。内部网主要进行食品药品检验档案信息的传递、收集、预处理和检索内部信息。企业内部专业网络是负责食品检测系统的验收和信息收集及交付业务的一个处理系统，为专用网络用户提供信息服务；公共互联网面向公众提供服务，向大众媒体提供各種方式的档案信息查询和浏览服务。第二，建好硬件环境。食品药品检验档案信息管理主要包括电子档案管理系统和数字档案的建设和运行。根据整个系统的需求，建立具有高性能、高并发用户的大容量存储和访问服务器系统的信息资源数据库，配置光端机、高速网络交换机、路由器、安全设备和数字处理设备。第三，建好软件系统。软件系统包括应用软件工具和系统工具两大类。系统软件的主要作用是在计算机系统中建立操作平台，协调和管理各种独立硬件之间的工作，使它们能相互配合完成各项系统指令。应用软件是一种满足用户在文件领域解决具体问题的应用程序，如OCR识别、数字图像处理、校对、质量检验等一系列专用软件。还要对基层食品药品监督管理人员开展教育培训，提高他们的专业素质和专业技能。
4.2整合食品药品检验档案资源
经上级部门批准后，对食品药品检验档案资源进行整合，并按照授权的范围对库存文件资料进行编目整理。完成以上工作后，招标采购电子档案管理软件；整合硬件设备，包括文件柜、个人電脑、小型电脑、数码相机、扫描仪以及其他外围设备和网络设施；在此基础上，建立食品药品检验电子档案数据库、食品药品检验电子档案管理系统和食品药品检验信息网站。不同文件格式的电子信息资源存储在食品药品检验院的服务器数据库中，由食品药品监督检验信息网站开展公共信息的查询服务，通过食品药品检验电子档案为食品和药品管理信息系统和食品药品检验档案管理数据库提供后台管理支持。满足大众查询利用档案的需求，使食品药品档案管理在建设和谐社会中发挥良好的作用。
4.3在食药检档案信息化建设中运用云技术
把云技术运用在通过信息网络查询食品药品检验档案具有很多优点。首先，减少了维护硬件设施的成本，通过使用云计算技术，可以把保存的档案信息资源直接放在云平台上，降低了采购服务器和计算机网络设备的成本，降低了设备维护和设施更新的成本。其次，减少了档案信息管理系统的开发和维护方面的开支。目前，云技术已经相当成熟，云存储平台的直接应用不仅节省了硬件设施，还可以直接利用云平台管理技术管理档案和信息资源，降低了研发整个管理系统和对系统进行持续维护升级的成本。第三，避免“信息孤岛”现象的产生。基于现有硬件和网络基础设施，当地食品药品监督检查和档案管理机构在不同的地方可以考虑建立一个本地云平台，进而建立一个国家档案管理信息系统平台。在此基础上，以实现国家统一管理食品药品检验档案信息。当然，使用云技术也不是完美无缺的，由于云服务企业掌握了食品药品检验档案的原始信息，如果云服务企业利用这些信息牟利，将对食品药品检验档案管理带来不利的影响和危险。因此，关键问题是要保证云服务企业的服务质量和业务诚信不存在风险。因此，要进一步加强监管体系建设，进一步完善相关法律体系。此外，我们需要利用现代信息技术促进低碳管理。例如，为某个主题创建一个数字存档数据库。在资源共享原则的基础上，合理有序地进行工作分工，以满足大众对档案信息使用的需求。建立在线档案阅览室和线上展览厅，突破空间和时间的束缚，大家可以实时通过在线档案阅览室和线上展览厅查询档案。建立查阅网络档案BBS，更大程度发挥以用户为中心，通过互联网直接咨询和信息发布，促进基层食品药品监督规范化管理。
5 结束语
总之，当前档案管理工作发展的主流方向是档案信息化，信息化程度越高越能体现出档案利用的水平。然而，食品和药品检验档案信息化建设并不是一蹴而就的事业，而是需要付出长期艰巨的努力才能实现的任务。应该参考国内外同行的成功经验，做出符合实际情况的计划，建立档案管理和档案服务在网络环境中的基本框架和基本方法，推进国家管理网络建设，“双套制”档案管理和网络安全技术，充分实现档案管理信息化、低碳化，进一步提升食品药品检验档案社会服务功能。
参考文献：
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[3] 齐兵.新时代食品药品检验档案管理工作创新对策研究[J].办公室业务，（5）：98.
篇13：食品药品检验电子档案管理探讨论文
食品药品监督检验研究院所是国家和地方食品药品质量保证体系机构和技术支持部门，是一个基于法律规定的国家药品和生物制品的质量检验机构和技术仲裁机构，承担对食品、医药、保健食品、生物制品、化妆品、实验动物等多类型产品注册的审批，生物制品的进口检验、监督、检验和安全评价及发放，负责国家食品药品检验与真菌类有毒物质的研究、生产、销售和管理，并进行相关技术研究。食品药品检验记录检验、科研、培训和管理及其他内容，主要包括食品和药品检验服务以及食品和药物检验管理，归于科技档案的类别，不仅与一般档案“自然形成”“历史记录”“使用价值”和其他属性相一致，还有其独有的特征，例如材料的分散性、较强的时限性、较高的使用频率、查询困难、信息的多样性，较强的专业性等。当今信息技术日益广泛的应用，借鉴国内外档案管理的先进经验，运用计算机技术中的云计算、网络技术等手段，建立电子食品药品检验档案，拓展、深化档案信息资源向公众开放，将有效地改善食品药品检验档案的服务质量和效率。
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