下面是小编为大家整理的高职院校的档案管理论文，本文共10篇，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。
篇1：高职院校的档案管理论文
关于高职院校的档案管理论文
一、更新观念，强化管理，提高档案工作的服务意识
在计划经济时代，档案工作是给人印象比较神秘的工种之一，因为很多档案都具有机密或者保密的性质，所以大家关注的焦点是如何实现档案的良好保存，而不是如何利用。改革开放之后，随着市场经济体制的逐步确立，这种守旧的思想意识已经不能很好的继续档案管理工作。而高校更是一个新锐思想的聚集地，对于改革的理念贯彻也更加深入，这种守旧的档案管理模式已经与高校发展相脱节。因此，主动的更新传统观念，建立起现代服务意识非常有必要。档案管理工作应该与学校的发展相结合，并将学校发展置于中心地位，紧紧围绕这一中心展开相应的工作，为高职院校的师生提供完善的档案服务。
二、加大档案管理工作的改革力度，提升服务质量和水平
（一）加强档案管理的制度化
、规范化建设实施由档案馆(室)集中统一管理，学校各个管理职能部门专人负责的档案两级管理体制，从源头加强档案的收集、整理、归档工作。档案管理工作采取人员岗位责任制和严格的考核奖惩制度。
（二）创新档案管理模式
利用现代信息技术对旧有的管理模式进行创新，提升管理水平，最大限度地发挥信息化管理优势，提高档案管理效率。
（三）引入市场化管理机制
在市场经济条件下，任何事物的存在和发展都要看其是否符合市场的需要，只有以市场为导向，才能获得最大的发展动力。档案管理工作也应该考虑广大师生的实际需求，更具其需要构建自己的服务平台，通过一定的收费既可以扩大部门收入来源，又能够提升软硬件水平进而为广大师生提供更好的服务，同时还应该加强服务管理机制的建立，不断获得反馈意见，及时的整改，提升部门工作服务质量。
三、加强队伍建设，提高档案工作人员的专业技能和素质
在信息化的快速发展格局下，计算机和网络的大量应用改变了传统的档案管理工作模式，工作人员要紧紧契合这一时代发展机遇，积极的掌握新技术，培养新技能，接受新思想，加强自己的专业能力建设，提高自己的专业素养，切实提高档案管理工作的水平。首先，要确立人才意识。现代社会对人才的重视程度不断增加“，以人为本”的理念正在逐步确立，从现实情况来看，人才对于工作的持续稳定开展具有重要的推动作用。人才并不是凭空产生的，需要自我的不断努力和大量的工作经验累积才能造就。基于此，高职院校应该对现有的工作人员提供定期培训的机会，并鼓励他们加强自己的继续教育，提升其知识能力，加强对新技术的理解和掌握能力，从而建立起一支专业基础扎实，技能素质过硬，责任感强的人才队伍。其次，要尝试建立人才的竞争和激励机制，引导从业人员不断积极进取。优秀的竞争机制的'引入，可以极大的激发人迸发自己的工作热情，对于个人的提升和整体工作水平的提高都具有很大的促进作用。国内外已经有无数的企事业单位在这方面取得了成功，本文认为，高职院校的档案管理工作也应该引入竞争激励机制，让更多的人在工作中感受到压力的存在，也感受到美好前景的存在，有助于改变当前多数高职院校档案管理中改变沉闷守旧的工作作风。另外，可以尝试建立动态化的用人机制，实行优秀人才走进来，无能低素质之人请出去的办法，保障档案管理队伍的优质性。再次，引导档案管理工作人员及时的了解国内外先进行业动态，多与其他兄弟单位进行交流与合作，既能引进来，又能走出去，实现良好的交流互动，有助于培养对新技术、新信息的了解和掌握。档案管理人员也要及时的适应新要求所带来的挑战，通过新理论、新技能的学习实现自己全面素质的提高。
四、结语
总之，高职院校的档案工作是学校事业发展中不可或缺的重要环节，是学校管理系统中重要的子系统，它不仅体现学校的管理质量和水平，同时也有力地推动学校教育教学改革各项事业的发展。高职院校必须充分认识档案工作的价值、地位和作用，不断加强档案建设和管理工作，这不仅是高职院校自身发展的需要，也是时代的要求。
篇2：高职院校学籍档案管理初探
高职院校学籍档案管理初探
学籍管理是高职院校教学管理和学生管理的重要内容,对于高职院校树立良好的学风、教风、校风,提高教学质量和办学水平有着重要的.意义.在分析高职院校学籍档案的主要内容和主要作用的基础上,本文对高职院校学籍档案管理的现状进行了分析,针对学籍档案管理过程中的诸多问题,提出了学籍档案的管理方法,希望为高职院校学籍档案管理提供参考.
作 者：胡娅丽 作者单位：湖南体育职业学院,湖南,长沙,410014 刊 名：文学界・人文 英文刊名：LITERATURE HUMANITIES 年，卷(期)： “”(4) 分类号：G717 关键词：高职院校 学籍档案 管理篇3：浅析高职院校教学档案管理
浅析高职院校教学档案管理
随着高职院校的.迅速发展,给高职院校的教学档案管理提出新的严峻的要求.高职院校教学档案管理工作是一项基础性工作,是高职院校教学管理不可缺少的重要环节,是衡量高职院校教学管理水平高低的重要标志.
作 者：刘晓燕 作者单位：四川职业技术学院 刊 名：科技信息 英文刊名：SCIENCE & TECHNOLOGY INFORMATION 年，卷(期)：2009 “”(12) 分类号：G64 关键词：高职 教学档案管理 措施篇4：浅谈高职院校的档案管理
以教育部高职高专人才培养工作水平评估体系为标准,以<高等学校档案实体分类法>和<高等学校档案工作规范>为参照,结合高职院校办学方向和人才培养目标的正确定位,结合学校档案工作的自身特点,与时俱进、开拓创新、求真务实、科学地界定归档范围和保管期限,构建符合高等职业技术教育发展需要的管理办法和分类方案及归档制度.
作 者：丁博 作者单位：山东,烟台职业学院 刊 名：中国成人教育 PKU英文刊名：CHINA ADULT EDUCATION 年，卷(期)：20xx “”(22) 分类号：G71 关键词：高职院校 档案管理篇5：浅谈高职院校的档案管理
一、新时期高职档案管理工作的创新途径
1、加强宣传、提高档案意识
部分科研人员不愿意配合档案管理部门的工作，不能及时将科研成果进行归档，一些职能部门也不愿意将材料送交档案部门，造成很多珍贵的档案材料积压或者丢失，导致高职档案管理工作进展缓慢。部门师生也认识不到档案的重要性，甚至不知道档案室的具体位置。鉴于此，高职要加大对档案重要性的宣传，提高高职领导、师生的档案利用意识，一方面高职可以利用学校网站、校园广播、校报等方式加大宣传力度，在广大师生中间普及档案知识，改变人们对档案工作的神秘感和陌生感。另一方面，档案室要积极组织多种形式的讲座和培训，让广大的师生学会如何利用档案、如何查询档案资料，充分发挥高职档案的价值。
2、推进高职档案管理的现代化
信息化时代，高职档案管理工作的顺利开展需要现代化的档案管理设备和工具，在部分高职，由于对档案管理工作的.不重视，导致档案管理部门的设备严重不足或者老化，计算机、扫描仪、刻录机、服务器等都十分短缺，高职档案工作的效率大打折扣。为此，高职要加强计算机技术在档案管理中的应用，加快档案信息资源的数字化、网络化进程，从档案资源的产生到归档都进行计算机操作，实现档案管理的信息一体化，实现一次输入、反复利用的效率，大大提高工作效率，也让档案管理人员从繁琐的工作中解脱出来，进行更深度的档案产品开发，以适应知识经济的需要。同时，为方便利用传输和联网，可以将馆藏一些纸质档案转换为电子文件，以机读目录、卡片。通过建立档案信息数据库，充分发挥计算机的密集存贮和快速检索功能，这是档案管理现代化的基础工作。另外，档案管理工作要充分发挥网络的优势，将有价值的档案信息公布在网上，提高档案服务的广泛性，同时也是带动档案收集、整理等工作的有效方法。
3、培养合格的高职档案人才队伍
高职档案管理工作的顺利开展离不开一支高素质的人才队伍。为适应知识时代对档案管理工作的要求，高职要加大对档案管理人员的开发和培训力度。一是通过继续教育来解决档案管理人员知识老化的问题。随着知识经济的兴起和计算机技术的发展，高职档案管理人员存在严重的专业性不强、知识面窄的问题，通过培训可以让档案工作人员学习先进的档案管理前沿知识，了解高职档案管理的最新理念，掌握档案管理的先进操作技能，这样才能胜任当前对档案工作的要求。培训方式可以多种多样，可以请一些专家来进行定期培训，提高档案人员素质。也可以组织档案人员参加一些档案工作的学术交流活动，提高自己的业务能力。也可以选拔优秀的档案工作人员到高职进行一段时间的专业学习，更新老化的知识，回来后可以起到帮传带的作用，让更多的档案工作人员从中受益。为了提高工作人员参加培训的积极性，高职可以将继续教育与职称进行挂钩，鼓励档案工作人员通过多种方式来提高自己的档案服务意识和能力。
4、促进档案信息资源共享
高职档案信息具有一定的潜在价值，只要善于开发和利用，就会最大化的提高高职档案利用的效率，实现高职工作的应有价值。广大的高职师生是高职档案工作的主要服务对象，为了提高档案资源开发的针对性，档案管理人员要充分调研用户对档案的需求，加强与科研部门、教务部门以及其他职能部门的沟通，从而确定档案资源的开发的主题和内容。在档案资源开发的前期，档案管理部门要充分发挥网络的作用，加强各种信息的收集和整理，不断丰富档案资源数据库，为后续的档案资源开发提供基础。同时，在信息化社会，高职师生对档案信息资源的需求不断增加，单个高职档案室的信息资源产品难以满足用户的实际需要，因此高职应该加强对其他高职和科研院所之间的联系，联合其他高职进行档案资源产品的开发，不仅弥补了高职档案管理部门人力不足的难题，也实现了资源共享，提高了编研质量。另外，高职档案管理部门也可以采取与校内外科研部门、经济部门等跨系统的横向联合方式，来共同进行档案信息编研开发，使开发出来的产品更具针对性、时效性。
5、拓展服务方式，提高服务主动性
高职档案管理工作的重点是提高发挥档案的价值，提高档案服务的质量。因此，高职档案馆必须转变服务观念，将工作重点由传统的整理转向档案信息的重组和创新，将档案中大量固化、凝结状态的信息，据用户和市场需求，按专题重组和创新，为用户提供综述、报告、发展展望等知识重组类服务，变被动的、低档次的、知识备查服务，为积极主动的、高层次的、超前的知识配送服务，使档案馆现藏档案信息的潜能得到充分发挥。这是档案馆适应时代要求，开展信息服务的基础和前提。当然，在提供信息为社会服务时，要注意运用前瞻性思维方式，科学地预测市场需求，为社会开发档案信息，使开发出来的产品具有超前性、针对性，以满足用户的需求。
二、结语
总之，随着高职教育改革的不断深入和现代信息技术的不断发展，高职档案工作已经从手工作业向现代化管理过渡，从封闭式管理走向开放式服务，从单一的管理走向复合式的应用，正成为现代高职科研、教学职能的重要保障，高职档案管理工作面临着巨大的挑战和机遇，需要所有档案管理工作提高认识，创新工作方法，充分发挥高职档案的价值。
篇6：高职院校教学档案管理
说明了提高对教学档案的认识，确立教学档案工作的主体地位的作用;指出了教学档案的收集范围;阐明了健全教学档案管理制度，加强教学档案形成过程的监督必要性;论述了加强教学档案信息管理的开发利用，为教学工作服务的重要性。
【关键词】 教学档案 开发利用 管理制度
当前，我国的职业教育体制改革已从宏观体制改革进入到学校内部微观教育教学改革。
现代职业教育是一个系统工程，校内外诸多因素相互联系、相互制约，科学地引导和协调这些因素之间的矛盾运动，并有效地解决矛盾和问题，才能促进职业教育的健康、有序、协调发展。
在高职院校健康、稳定的发展过程中，教学档案的管理工作起着重要的作用。
但是，在科学技术突飞猛进和高职院校建设快速发展的今天，高职院校教学档案管理与其规范的适应周期越来越短，已运行多年的现行高职院校教学档案管理规范已失去原有的实践根基。
高职院校正常的教学工作的进行以教学管理为基础，教学档案的管理则是一项基本而又往复循环的工作。
它是教学工作经验的积累与成果的体现。
实行教学档案规范化管理，使教学档案管理既适应教学的需要，又适应专业教育的需要，是日常教学管理中不断探索的一个问题，也是实现教学管理规范化的有力保障。
一、提高对教学档案的认识，确立教学档案工作的主体地位
高职院校专业教学档案积累、储存、传递丰富的专业知识，是一种非常重要的信息和知识传播方式。
教学档案的运用，替代了部分教学活动，从整体上为高职院校的教学活动增添了新的内容，使教学实践更趋立体化。
学校与其他社会组织的基本职能活动的区别就在于它是教书育人的地方，尽管它也有党群工作、行政管理和其它活动，但它们都是为教学工作服务的，教学工作始终是学校的中心工作。
因此，在学校档案中，教学档案是学校全部档案的主要组成部分，是学校档案的主体。
教学档案的管理是学校档案工作的核心和重点，科学、规范的教学档案工作对强化教学管理，促进教学改革，提高教学质量有着极为重要的作用。
匆庸讳言，在一些学校，人们一提到档案工作往往想到的是党群工作、行政管理及人事等方面档案管理问题，档案行政管理部门业务指导大多也只是关注这部分档案。
教学档案是学校重要的教学信息资源，它不仅是学校教学管理和教学实践的真实记录，也是教学和教研等工作的重要参考资料，是直接为教学工作服务的。
如果一个学校没有齐全完整的教学档案，这个学校的教育水平、教学质量、教师素质等将是难以想象的。
因此，我们可以说教学档案的管理水平不仅是一个学校档案工作发展水平的重要标志，而且还是一个学校提高教学工作水平的重要基础和保证。
二、明确教学档案的`收集范围，丰富教学档案的内容
近年来，随着我国高等教育体制改革的进一步深入，深化教学改革、提高教育质量成为高职院校教学管理工作的核心和重点，尤其是新一轮高等教育资源的重组整合，以及社会主义市场经济对高素质人才的迫切需求，对高职院校教学档案管理提出了更新、更高的任务和要求。
在一些学校教学档案管理水平不够高，虽然有多种原因，但教学档案收集范围不明确也是重要原因。
一般来说，凡是学校教学管理及教学实践活动中形成的，对学校教学工作具有凭证作用和参考价值的文件材料、教师教学档案，如教学大纲、教学计划、教材及讲义、优秀教案;招生、学籍管理、课堂教学与教学实践教学检查、教师测评、学生试卷及成绩分析、学生实验报告、实验项目管理、教学材料，学科建设材料、教学工作规划与总结、师资管理及学生的读书报告、作业及论文，毕业生工作等方面的方案、图表、声像材料都是教学档案的重要内容。
教学档案是招生、管理、教学、学生分配等全过程的真实的完整的记录。
为方便收集、学校应当将教学收集范围以文件的形式确定下来并要求各部门认真执行。
这里特别要强调的是，由于教学档案形成者的特殊性，档案部门应对教师、学生及相关活动中形成的材料的收集工作给予足够的重视，采取强有力的措施做好这方面的材料的收集，确保这部分材料的齐全完整。
三、健全教学档案管理制度，加强教学档案形成过程的监督
教学档案的形成过程较之其他档案来说有其特殊性，如教学文件形成者主要是师生个人，大多数材料属于“白头文件”，且未经正常的文书处理程序等，以致教学文件材料的质量和数量难以得到有效控制。
目前大多数教学人员档案意识不强，教学文件材料的收集尤其困难。
教师形成的文件材料即使他们据为已有，档案部门也无能为力。
为做好教学档案的收集工作，学校在宣传贯彻档案法律法规的同时，应当重点建立教学文件材料管理制度：一是教学档案归档制度，将归档范围、归档时间、归档材料份数和归档要求制度化、透明化;二是教学档案材料形成归档情况的奖惩制度，将教学评论年材料的归档与评选、奖金、晋职等挂钩;三是将文件材料形成归档工作纳入有关教学管理制度，作为教学工作的组成部分与教学工作一起抓。
教学档案管理实践证明，只有对教学文件材料的形成归档全过程实行监督和控制，才能保证有关文件材料归档。
四、加强教学档案信息管理的开发利用，为教学工作服务
对高职院校而言，中心任务是将教学搞好，围绕教学活动所产生的大量各种类型的文件材料形成了档案群中所特有的档案――教学档案，这类档案记载了教学管理工作的内容、途径和效果，准确地反映出学校各个历史时期的教学管理、教学水平、教学质量，内容丰富、成分也较复杂，在高职院校的全部档案中占有相当突出的地位，在教学管理中，具有特殊的重要作用。
收集管理档案的目的在于利用，对教学档案而言更是如此。
档案部门和档案人员要主动参与学校教学管理活动，深入做好调查研究，及时了解有关教学活动情况，了解教学活动对档案的要求，主动为教学工作提供优质的档案信息服务。
档案部门还应根据利用者的需要编制必要的检索工具，方便教职员工查阅有关档案。
有条件的学校，还应加大教学档案的系统开发力度，将那些常用的教学档案汇编成册，以满足教职员工系统利用的需要。
利用工作做得好了，必将极大地促进教学档案材料的收集和管理工作，必将极大地促进学校档案工作持续健康发展。
篇7：高职院校人事档案管理发展探究论文
高职院校人事档案管理发展探究论文
在知识经济的兴起，教育事业不断发展的背景之下，学校在高职教育方面担任着人才培养的责任。在高职院校的档案管理中，人事档案管理是高职院校档案管理中一个重要的组成部分，是管理其他档案的基础，起到了先导性作用。为此，如何在人才激烈竞争环境中，充分利用计算机网络技术，加大对高校人事制度的改革与发展，进一步的强化高职院校的档案管理效率和质量，不但是今后高校中人事档案的管理的重要发展趋势，也是国家发展信息化建设的发展需要，具有极其重要现实意义。以下是对当前我国职院校人事档案管理存在的问题和改善措施进行详细阐述。
一、高职院校人事档案管理现状以及存在的问题
1.管理人员对人事档案重视程度不够。
人事档案是通过对个人信息的收集、审查、整理、装订、借阅多种用处为一体的档案管理工作，但在高职院校的中人事档案管理受重视程度普遍偏低，忽视了档案管理的技术性以及专业性，管理层认为人事档案管理是人人都可以胜任的工作，并未安排专业性人才管理，这就导致了所安排的管理人员仅仅将档案进行了保管。同时信息化的档案整理手段并未普及到人事档案管理中，档案管理工作基本是由手工完成，在此种情况下，对人事档案的管理是有不利影响的。
2.人事档案管理不规范，档案内容不完整。
随着人事制度的改革，高职院校为了生存与发展开始引进一些高职称和高学历的人才，但是这类型人才中大部分档案的材料都有所漏缺，如缺少学历学位材料、年度考核材料、专业职称材料或者工资变动材料缺乏等，部分单位因为人事调动过于频繁，对资料没有进行有效地整理，这就造成了人事档案残缺漏损的情况十分的严重。而以往高职院校中传统人事档案管理的收集是属于被动状态的，即人事相关部门把所聘用人才的人事档案通过邮寄方式送到学院的档案管理部们，在这个环节中如果有移送不到位或者执行不严格的情况，就会导致档案的内容不完整，严重影响了高职院校人事档案的完整性。
3.人事档案管理与人事管理存在脱节现象。
在高职院校中，对人才的管理是人事档案管理的前提也是基础，因此人才管理和人事管理两个方面是有紧密联系的。但在经济高速发展社会中，人才的流动比较频繁，未经原单位同意就擅离职守的事例越来越多，为了追求更好的待遇在原单位培训完后去另外单位工作的事例也不在少数。这些跳槽的人员没有档案资料也没有组织关系，档案的转让过程十分复杂与繁琐，很多人为了省事在新的单位建立新的档案，这就造成了档案管理的混乱。在高职院校的人事档案管理中这类情况不在少数，人才管理和与人事档案管理脱节，人才无法受到档案的约束，人事档案也不能给师生提供较好的服务，档案管理无法发挥其价值。
4.管理问题日渐累积，未及时得到反馈和相应整改。
在很多高职院校的档案管理当中，由于缺乏相应的问题反馈机制，很多管理的弊端与漏洞在发生的时候，没有得到及时的反馈，相关工作人员也并未成立小组对这些问题作出及时讨论和整改，长久以往，管理问题日积月累，漏洞百出，大大的降低了管理的工作效率和最终质量。
二、新形势下高职院校人事档案管理发展的措施
1.完善档案资料整理，改进管理工作。
在新形势下开展人事档案管理工作时需要规范人事档案的管理制度，将档案管理实施标准化，这就要求管理人员对人事档案实行简化、协调、统一等相关的有序化管理，以此提高档案管理的效益，对于档案的.收集、整理、归档和借阅制定相关的工作规则，务必保证档案材料的齐全与真实。在管理中要注意对档案的收集与整理，增强管理人员的岗位意识，对于所有的人事档案资料都要同等的重视，及时改进高校对全体教职员工人事档案的管理与服务工作。
2.提高档案管理者管理水平和素质以及工作素养。
随着新形势下档案管理工作的变革，迫切的需要提高理者管理水平和素质以及工作素养，要求他们与时俱进，学会改革创新，进一步提高对管理的全面认识，意识到正确的管理方法可有效提高管理质量和效率的重要性。在实际管理过程当中，除了要掌握基本的专业理论知识，具备较强的档案管理与整理能力，还应该要对电子计算机技术有一定的掌握，对国家政策有一定的认识。在做好本职的整理、归档、收集、鉴别工作后，还需要对各部门的档案收集工作进行监督和补救，这是高职院校档案真实性、完整性和系统性的需要。并且随着社会的发展，人事档案管理的进步，档案管理人员要及时更新知识技能来适应发展的需求。因此改善档案管理工作人员的工作素质也是档案管理的重要部分。高职院校应对档案管理人员进行定期和分批的人事档案管理培训以及再教育，拓宽管理人员的知识面，增强管理的能力，来适应高校人事档案管理工作的需要。高校人事档案管理人员需要从根本上认识到档案管理工作的重要性，在实际的人事档案管理工作中实事求是、工作细致，对每一位档案所记录的人才负责。
3.通过信息化手段来收集与管理档案。
随着信息化技术在高职院校的普及，传统的纸质档案逐渐被电子档案所替代。通过计算机技术对档案进行收集与整理的方式更符合高校的发展。在对档案收集时采用信息化手段能够提升工作的效率和减少失误率。并且各个部门通过信息化手段，可以在局域网内公布非保密的档案信息，大大的提高了档案资源的利用率，提升了档案管理的工作效率。采用现代化信息技术开展档案管理工作，全面实现高校人事档案管理数字化。这既是信息化社会的要求也是发展的需要。数字化所代表的是缜密、精细与高效。通过计算机网络技术将数字化手段运用在高校的人事档案管理中，能够提高建设和完善人事档案数据库的效率，从而达到提高教育管理水平和效率的目的。高质量的数字化人事档案建设，可以为学院高水平的教学、科研和管理等提供强有力的支撑。
4.健全与完善档案管理收集制度。
在校内通过健全与完善档案管理制度，能够有效的避免人事档案文件遗漏与丢失情况的发生。如建立移交制度、检查制度、监督制度以及归档制度等。每当学校出现档案管理人员调动情况则极易使档案处于一个被动的情况。这时就需要合理、有效地档案管理制度来引导完成档案的移交工作。因此做好高职院校档案管理工作的基本就是要通过制度的形式来强化工作人员的档案管理意识，只有管理人员以及学校领导提升了对学校人事档案的重视程度，才能有效地开展高校的人事档案管理工作。
5.建立问题反馈机制，及时处理存在管理问题。
高职院校的认识档案管理部门应该要专门成立工作小组，把管理过程当中存在的问题详细记录，定时针对这些问题进行讨论，在第一时间内采取积极有效的措施对问题进行有效处理，并在长期实践管理过程当中，逐步完善，形成一套完整的问题反馈-解决机制。总之，随着高职教育事业的不断发展，人事档案工作慢慢显示出了重要的地位与作用。加强高职院校的人事档案管理工作一方面是高校发展的必然要求，另一方面也是现代化社会建设的需要。我们必须跟随时代的脚步不断提高高职院校人事档案管理水平，采取科学合理方式开展人事档案管理工作，提高档案管理人员的工作素质以及管理意识，从而促进高职院校人才队伍的建设，提升教育水平，推动学院的持续发展。
篇8：浅析高职院校人事档案管理问题及策略论文
浅析高职院校人事档案管理问题及策略论文
摘要：高职院校人事档案是人事信息的载体。随着信息化程度迅速发展，高职院校人事档案管理在工作方式、管理技术、人员素养、现代化程度等方面，都受到一定程度的冲击。笔者结合自身实践，查询文献论著，对高职院校人事档案管理的现状以及其存在的问题进行分析研究，并且提出完善高职院校人事档案管理的对策。
关键词：高职院校；人事档案管理；对策
高职院校人事档案管理是档案事业和职业教育事业发展的重要组成部分。随着经济社会的进步，高职院校进入快速发展阶段，人才培养质量、教育教学能力、科研水平和社会影响力有了显著提升，但也面临着诸多问题，其中，人事档案管理的问题不容忽视，它主要体现在制度不完善、责任落实不到位、缺乏创新与活力、现代化程度不高等方面，制约了人事档案管理的服务功能。高职院校要从根本上解决这一问题，就要改善人事档案管理环境、提高工作人员综合素质、提升人事档案服务水平及实现人事档案信息化建设等方面，通过构建人事档案管理长效机制，为高水平高职院校内涵建设提供有力支撑。
一、人事档案的内涵
世界各国对档案的定义不完全相同。《中华人民共和国档案法》对档案有明确定义，是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图表、声像、等不同形式的历史记录。由此可见，档案具有三个基本要素：形成者、具有查考价值、载体和形式多样性。人事档案工作属于社会管理服务类的社会科学，具有比较强的党性，是为统治阶级和统治者的根本利益服务的，是统治阶级的一种政治工具。同时，人事档案又反作用于社会，为社会提供有用的信息资源，强化统治阶级的控制职能。可见，人事档案与国家党政方针政策、国家社会经济体制有着密切的联系。人事档案的内涵因时代不同而渐进演变。王法雄认为人事档案就是记录和反映一个人社会经历和品德才能表现情况的档案。朱玉媛认为人事档案是人在社会活动中形成的，经组织审查认可的，记录和反映一个人社会经历和德才表现，以文字、照片、图像等为存储形式，由单位立卷存储的档案，是国家档案的重要组成部分。人事档案具有信息记录存储、社会控制、社会记忆等功能，是全面考察干部，选拔任用、知人善任的重要参考，也是管理流动人才的凭证，还是撰写人物传记、进行历史研究的宝贵资源，更是人力资源优化的信息来源，同时，人事档案与职称评聘、职务任免、政治审核、户籍、保险等国家推行的政策也密切相关。
二、人事档案管理的问题分析
（一）管理体制不完善
当前，高职院校人事档案工作中普遍存在管理不规范、档案意识薄弱、存放分散、管理方式陈旧等问题。大多数高职院校各职能部门如组织部、人事处、教务处、科研处、学生处等均存有相关人事档案，管理分散，档案管理工作还不够规范科学，影响了高职院校人事档案工作的服务水平和管理成效。部分院校仍使用人工操作方式管理档案，缺乏统一管理，出现管理各自为政，兼有重存档轻功能现象，造成了人、物、财的极大浪费；部分院校开展了档案信息化建设，对档案管理有很大促进作用，但仍存在缺少统一协调机构、缺乏统一规划，信息孤岛问题不能完全解决。
（二）保存形式较单一
要实现高职院校人事档案的规范化管理，其保存形式和内容体现需与时俱进。目前，人事档案的保存及内容还不尽人意，比较突出的问题是归档材料不完整、不规范。尽管国家对档案管理有明确规定，但从实际层面来看，由于管理分散和高职院校体制问题，档案收集工作困难重重。人事档案归档材料涉及相关单位、部门及个人，多数人员意识不到相关材料重要性，认为可有可无，不积极报送；有些涉及隐私等材料，自身也不愿意公开。多数院校的人事档案资料依然以纸质形式保存，信息的保管和保存也主要依靠书写记录的方式来实现。以纸质文档的形式存储极易受到自然灾害等各种因素影响，受损可能性较大、投入代价较高，可复制性较差。
（三）服务意识不强
长期以来，人事档案管理把馆藏人事档案数量和档案室面积等作为衡量人事档案工作的重要指标，多数高职院校把档案的收集整理、归档备查等作为重点工作，注重档案及归档材料的数量，重视档案的保存保管，而对档案的利用则没有足够的认识。高职院校档案管理部门所提供的信息与服务，越来越不能满足广大教职工和社会对人事档案使用的需求。人事档案资源的利用率很低，还未得到充分的开发和利用，对人事档案的使用还处于较初级的阶段。
（四）专业人员较匮乏
当前，高职院校人事档案管理存在专职人员数量较少、专业分布不合理、学历层次不高、年龄结构偏大、工作积极性不高等问题，充分暴露了人事档案管理人员专业水平不高，缺少复合型人才，与信息化发展的需求还有较大差距的现状。由于体制等问题，多数院校领导对人事档案管理工作还不够重视，档案管理部门长期没有新成员加入，整体缺乏热情，缺少工作创新。同时，绝大多数高职院校档案管理人员身兼数职，被其他事务性工作所困扰，无法全身心投入，弱化了档案管理工作。
（五）资金投入不足
人事档案管理现代化离不开档案信息化建设。但是由于院校领导对人事档案工作重视程度不够，普遍存在经费投入不足现象，大多数人事档案管理部门缺少专用的软硬件设备，没有配备服务器，普遍用普通计算机代替，且存在设备老化问题。人事档案信息化建设离不开专业人员、数据系统、专用设备的配备，均需要大量的经费投入。
（六）现代化程度较低
人事档案管理现代化的目标是利用互联网技术实现人事档案共享，以便于信息的充分利用。虽然高职院校十多年来发展迅速，但人事档案管理相对滞后，高职院校人事档案信息化建设普遍缺乏统一化、标准化、规范化等问题。要达到人事档案管理现代化这一目标，需要一系列的专业标准来规范和管控。
三、人事档案管理的对策探析
（一）完善管理体制，强化归档意识
人事档案管理必须遵照国家颁布的政策规章制度开展工作，高职院校结合自身工作需求和特点，应整合人事档案管理机构，制定人事档案工作发展规划，建立健全人事档案管理工作的各项规章制度，再造人事档案管理工作流程，完善人事档案的工作机制，明确相关部门的管理职责，以便提升人事档案工作的管理水平。通过各种方式加大档案工作宣传力度，如利用广播、海报、校刊、会议等形式，要让干群切实体会到，人事档案是学校选拔人才、评聘职称、维护职工权益、澄清相关问题、落实相关待遇等关乎教职工切身利益的可靠依据；要提高教职工的档案归档意识，激发教职工关心人事档案的热情，积极引导其主动向学校移交重要人事档案材料，形成全员参与档案建立、档案管理和档案应用的良好局面。
（二）充实档案内容，提高服务水平
人事档案为高职院校的组织人事工作提供了可靠的信息参考。现有的人事档案内容不能完全满足当前人事管理需要，反映“德”的材料多，反映“能”“勤”“绩”的材料少，不能更好为学校组织人事工作提供高质量的服务。在人事档案管理中，应该多加入反映干部本人知识结构、科研水平、专业特长、兴趣爱好和业务成绩等方面的.材料，多注重个性特征、职业偏好等材料归档，使人事档案始终处于动态的过程，做到档案载体多样化、不同岗位不同管理模式，对于从事教学的教职工，人事档案中要充分体现其教学及人才培养方面的创新成果。
（三）制定统一标准，开展信息化管理
在档案信息化建设过程中制定与推行相关的标准规范尤为重要。要有规范的管理标准，使电子数据的整理、保存、转发、使用等工作都实现有序化，避免出现不能兼容、各自为政、重复建设等现象。要建立基本信息数据库，人事档案材料从纸质档案到电子档案的转变过程中要确保人事档案信息本身的完整性、详实性、准确性。人事档案信息化管理可建立数据库检索工具，便于档案管理部门查找、比较、分析和统计档案信息。不仅能为人事调资、职务任免等工作提供帮助，也能对所管人员的情况进行研究总结，为领导决策提供信息统计分析和情况预测。
（四）强化安全意识，做好保密工作
档案管理人员要重视档案信息安全，将信息安全放在突出位置，强化安全保密意识，制定安全有效的档案查阅制度。人事档案的查阅可以包括公开的信息和非公开的信息两个组成部分。公开的信息可以包括姓名、性别、籍贯、出生年月、参加工作时间、学习经历、工作经历以及岗位职称等变化。非公开的信息可以包括个人鉴定、薪级变化、评价、惩罚、处分等涉及个人隐私的材料。非公开的人事档案信息一律不得上网，确保管理系统数据的安全可靠。
（五）加强业务学习，增强专业素质
人事档案管理的重要保障是人才，要加强人才建设，努力培养一批稳定的高素质、复合型人事档案管理人才。要达到这种新要求，工作人员应树立终身教育的新概念，不断更新业务结构，拓展专业知识面，提高个人专业素质。同时，人事档案管理部门还应根据工作人员的不同特点，合理安排业务培训。比如，对工作积极性高的非档案专业青年人才，因其接受新鲜事物快，可安排其进行在职教育或脱产学习；对于档案专业的工作人员，要鼓励其拓展专业知识面，多学习信息化等相关领域的新技术，开阔视野，努力成为业务骨干。
（六）加大资金投入，强化资源建设
人事档案现代化建设要引起学校领导的高度重视，要把软硬件基础设施建设所需资金纳入学校的财政预算，逐渐改变手工操作为主的工作现状，逐步推进现代化设备和技术的使用。硬件设备需要购买服务器、计算机、扫描仪、影印设备、照相机等现代化设备，软件的开发也需要投入大量的人力物力，网络化更是一个系统工程，资金投入也很大。若学校财力有限，一时不能完全解决的问题可分阶段分批次地实施兑现，逐步完善信息化基础配套设施。高职院校即将全面进入信息化建设时期，人事档案管理研究不仅需要学习和借鉴目前既有的档案学术研究成果，还要结合自身特点开拓创新，不断改进工作中存在的问题，拓展档案服务功能，为高职教育事业和档案事业发展提供丰富的档案信息资源，用档案传承历史、服务当代、展望未来。
参考文献：
[1]中华人民共和国档案法[Z].中华人民共和国国家档案局，-01-29.
[2]姜波.高职院校档案管理的问题与对策———以职业技术学院为例[D].成都：西南财经大学，2014.
[3]邓绍兴.人事档案的历史沿革[J].中国人才，(6)：6-9.
[4]王法雄.人事档案管理概论[M].武汉:湖北人民出版社，1984.
[5]朱玉媛.现代人事档案管理[M].北京:中国档案出版社，2002.
[6]陈强.高校教师档案管理系统设计与实现[D].南昌：南昌大学，.
篇9：高职院校档案管理信息化建设思考论文
一、前言
高职院校的档案管理实际上发挥的是一种历史记录功能，将高职院校在招生、教学、科研及管理工作等多种活动形态以文字、图表或者图片的方式保存下来，从而为后续信息的使用提供有效资料。档案管理信息化建设的本质则是基于数字化、网络化条件下，转变档案管理工作形态，让档案信息的利用更加快捷、高效。
二、高职院校档案管理信息化建设重要性
高职院校传统的档案管理工作在信息化时代已经十分落后，信息化技术为信息的优化处理提供可能。可见，新时代背景下要求信息的高度流通，档案信息化建设对推动高职院校的发展作用显著，具体可从以下几个方面入手并展开实践：
1.有效提升档案管理工作质量与效率。传统的档案管理工作过程较为烦琐，大量的纸质材料无论是在存储还是在查阅过程中所耗费大量的人力与时间，效率低下。而在信息化大趋势的推动下，高职院校档案管理逐渐实现信息化建设，传统的纸质档案被电子档案所替代，查阅方式从人工查阅转变为自动查阅，工作效率与工作质量明显提升；
2.档案管理水平明显提高。高职院校作为高等教育的关键构成环节，在具体运营与发展过程中涉及招生、教学与就业全过程，这一整个过程中所产生的信息内容都需要档案管理工作来具体执行与管理，各个环节都依赖于信息的交互作用。而档案管理信息化建设则能够有效保证信息的交互与共享，满足各环节的使用需求，并能够将各环节产生的信息进行整理与管理；
3.确保档案信息得到充分利用。高职院校在经营过程中所涉及的档案信息，实质上是高职院校发展的一个微观缩影。这些档案当中所涉及的各项信息对整个高职院校的发展具有关键性作用，能够有效提供一个发展框架。档案管理信息化建设较为依赖于多元化信息的整合，在重组与分析之中挖掘信息中的内在因素，保证档案信息得到充分利用。
三、信息化大趋势下谈高职院校档案管理信息化建设途径
（一）转变档案管理基本理念。传统高职院校档案管理的基本理念则是保证资料的健全性、记录的完整性、保存的完善性。而档案管理工作并非仅仅是对档案信息的存储，其价值更直接表现在信息的运用与应用环节。而现代信息化大趋势下要求转变档案管理基本理念，将侧重点表现在对信息的高效利用层面，挖掘信息中的.潜在价值。理念的转变具体可从两个方面入手：一方面，高职院校的管理者从思想上对信息化建设有一个明确的认知，进而在制定决策与制度的过程中有所倾斜，带动全校各部门对信息化建设的认知，做到管理理念的转变。可通过开展活动的方式增强认知并转变理念，如在高职院校内部开展“档案信息化之我见”活动，鼓励档案管理人员全员参加，在活动中各抒己见，发表对于信息化建设的看法与相关意见，做到建议的综合处理之后认清建设方向；另一方面，信息化大趋势下高职院校应该从工作目标、任务落实上加强统筹规划，制定详细的建设方案，加快信息化建设的各项指标与规章制度，确保在信息化建设方面有章可循，有据可依。
（二）完善档案信息化管理体系。档案信息化管理体系的建设与完善是档案管理信息化建设取得成效的核心要素。有关于当前信息化管理体系在高职院校的建设途径，需要从以下两个方面入手：其一，建立独立的档案管理机构。档案管理工作作为高职院校发展的关键性工作之一，在开展信息化建设的过程中需要以独立的档案管理机构为基础，意识到档案管理信息化建设与传统档案管理之间的差异性，建立专门负责档案管理的机构，以健全的管理机制为前提条件，指导该机构的各项工作，在规范化的基础之上发挥出档案管理机构的价值；其二，高职院校扩大档案管理信息化建设经费投入。云计算与大数据视角下，虽然为档案管理信息化建设提供了便捷途径，但对于现代化设备的需求明显增加，扩大经费投入既是为了采购现代化设备为信息化建设提供支撑，也需要预留后期维护所需成本。
（三）提高信息化管理人员专业素质。信息化管理人员是高职院校信息化管理工作得以实现的关键性要素，为实践过程提供可能。从当前档案管理工作的本质特征来看，具有知识性、专业性与系统性特点，正是凭借其特点，才需要依赖于高质量的管理人员对信息进行处理、分析、挖掘与开发工作。因此，提高信息化管理人员专业素养显得十分必要，具体途径如下：其一，充分发挥出“引进来”策略。这里所提到的“引进来”则是高职院校从外部引进人才，为充分适应档案管理工作信息化建设的基本要求，做好对人才的储备工作。以激励机制为核心吸引高质量人才，在市场竞争中持续的发挥优势，为信息化建设提供坚实保障；其二，执行“走出去”策略。“走出去”策略是将高职院校内部的档案管理工作人员以培训机会的提供实现综合素质的提升，高职院校提供平台，工作人员接受培训，最终目的是将先进的档案管理信息化理念与知识带回来，从而优化高职院校本身的档案管理工作。
【参考文献】
[1]宋晓玲.新阶段高职院校档案管理信息化建设浅析[J].陕西档案,(01):45.
[2]刘蓓蕾.高职院校档案管理的信息化建设分析[J].经营管理者,2014(23):258.
[3]吉顺霞.高职院校档案管理的信息化建设探析[J].中国管理信息化,2013(13):74.
篇10：高职院校档案管理的思考
［摘要］高职院校档案规范化管理是其办学层次的具体体现，加快推进现代化档案规范化管理是学校发展的必然需求。对高职院校档案管理重要性和面临问题进行梳理和思考，并提出档案规范化管理的若干建议。
［关键词］高职院校；档案；规范化；管理；思考
高职院校档案是其档案公众资源的有效保藏，是科研、教学、管理、学工、决策、其他活动等各个方面以各种形式，如文字、图片、图表、影像资料的历史记录，是现代社会档案价值的历史认同，直接影响高校建设的规范化程度。不断提升高职档案规范化管理水平，既是高校发展原始累积，又是高校发展的智慧和创造性劳动凝结。
一、高职院校档案规范化管理的重要意义
高职院校档案规范化管理水平是检验其建设水平高低的有效标准，也是衡量院校层次的重要标志，是其先进制度和管理水平的重要体现。档案规范化管理已引起全国很多高职院校足够重视，细化翔实、完善具体的档案资料是现代高校建设发展的历史再现，是高校校园文化发展的积淀，也是评估高校发展水平的重要依据和载体，更是发挥高校社会服务功能的一个基点，具有很高的科学性、社会性和服务性，具有非常重要的现实意义。
二、当前高职院校档案管理规范化所面临的问题
（一）领导对档案规范化管理意识不强许多高职都是中专校升格的，一些领导干部档案意识不强，档案工作迟滞于学校其他工作，档案规范化管理远远跟不上社会和院校的高速发展步伐，而经费投入少，设施陈旧，现代化技术设备几乎没有等，都是影响档案管理规范化的客观因素。（二）高职院校档案部门制度不合理一些高职院校档案制度不健全，归属机构混乱，没有系统化，工作由各系部专兼职人员完成。由上至下的分层管理模式，对完成归档任务的下级部门人员的奖惩收效甚微，不能有效激发其积极性，消极怠工等都制约着档案规范化管理的进程。（三）人员岗位不稳定高职院校档案管理人员基本上都是身兼多职，事情繁杂，任务繁重，既要承担其他工作，又要承担部门的档案管理工作。因此，能有效管理收集每年的档案材料就非常不易，何谈规范化管理，有时人员调换频繁，缺少培训和交流学习，工作人员业务素质低，稳定性差，责任心不强，直接影响收集工作的落实。（四）硬件设备落后高职院校经费主要用于软硬件建设，档案规范化方面没有形成统一的`认识和指导方针，院系部门都有自己的管理方式，没有统筹性和计划性，档案室只是简单的由面积不大的教室改造，设施非常落后简陋，连防渍、防虫、防火、防腐、防有害生物等基础设施都不全，何谈现代化电子信息设备和一些现代档案管理的必需品，更谈不上档案管理规范化和现代化。（五）管理模式呆板和利用率低下档案管理模式还是以前的纸质打包、捆绑上架等，模式呆板、手段低下且形式单一，远远跟不上时代的发展步伐，与现代社会各种新生事物显得极不协调，特别是没有很好地应用网络技术，档案利用率非常低下。
三、高职院校档案规范化管理若干建议
（一）提高档案管理规范化意识档案规范化管理程度的好坏跟领导层档案管理意识有绝对关系，领导意识决定档案管理的好坏，领导重视才能引起部门重视和全校员工意识加强，才能有正确的档案制度和决策，高水平、高质量的档案管理是院校意识的具体体现。从发展眼光出发，管理层应该跳出传统思维，在资金、人力、物力等方面加大投入，与时俱进，开拓创新，员工应该紧跟学校意志，夯实档案管理基础，使院校档案管理规范化上一台阶。（二）狠抓规范化综合管理水平院校可依据国家法律法规和相关政策，结合本校实际情况，制定适合自己的档案规范化管理制度和标准，将部门档案纳入院校统一管理之下，加快学习现代化档案管理技术，使档案管理从单一纸质向多种形式载体提升，提高院校档案管理水平。（三）提高档案管理人员水平院校可设立专门的档案管理人员，不再兼职其他工作，专心做好档案规范化管理工作，完善和细化档案资料，提升档案管理层次。学校加大档案管理人员培训力度，使之所学知识适应现代化档案规范化管理的要求，能完全胜任现代档案规范化管理工作。（四）推进档案管理信息化充分认识到档案管理信息化建设的重要性，加大资金注入，全面开展高校档案信息资源库建设和系统建设，加强档案管理规范化网络建设，与时俱进，创新发展。（五）增强师生档案意识高职院校应根据需求针对学生开设一些档案知识讲座，拓宽档案意识渠道，加强档案宣传力度，增强师生档案意识，彻底改变档案管理观念，增设档案志愿者岗位，让有志于档案管理的师生志愿加入档案管理队伍，增强服务意识，拓宽档案服务领域，转化档案管理服务知识经济的观念，档案规范化管理始终跟随知识经济的发展，档案就到哪，尽早实现档案发展的现代化。
参考文献：
［1］陆凤丽.高职院校档案管理规范化之我见［J］.东方企业文化，20xx（10）．
［2］洪芙蓉.浅谈高职院校档案管理存在的问题与对策［J］.今日南国（理论创新版），20xx（8）．
［3］秦华，杨小清．高职院校档案管理工作的问题探析［J］.内江科技，20xx（9）．
文档为doc格式
